Spisu treści:
- Ogólne wytyczne dotyczące zawartości akt osobowych pracowników
- Konkretne przykłady dokumentacji, które nie powinny znajdować się w dokumentacji personelu
Wideo: Część 1 | Szkolenie dla IOD: Zgłaszanie naruszenia ochrony danych osobowych | 14 stycznia 2019 r. 2024
Pracodawcy nie powinni nigdy umieszczać określonych przedmiotów w dokumentacji ogólnej personelu. Treść akt osobowych i akt jest ogólnie dostępna dla pracowników działu kadr, pracownika oraz kierownika i przełożonego pracownika w niektórych firmach.
W innych przypadkach dostęp jest ograniczony do personelu HR, a pracownicy mogą żądać dostępu do swoich danych. Prawnicy mogą również wezwać do wniesienia sprawy do akt osobowych dotyczących pozwów i skarg dotyczących Komisji Równych Szans Pozasądowych (EEOC). Były pracownik może również poprosić o kopię swoich danych osobowych.
Biorąc pod uwagę wszystkie potencjalne zastosowania i potencjalnych odbiorców dokumentacji pracowniczej, pracodawca musi zadbać o zachowanie bezstronnej, rzeczowej dokumentacji historii zatrudnienia pracownika w dokumentacji personelu. W związku z tym zastosuj te ogólne wytyczne do dokumentacji zachowanej w aktach osobowych organizacji.
Ogólne wytyczne dotyczące zawartości akt osobowych pracowników
- Informacje w aktach osobowych muszą być oparte na faktach. Opinie pracowników nadzoru lub działu kadr; losowe notatki; plotka; bezpodstawne plotki; pytania, raporty lub twierdzenia tattletale od innych pracowników, które nie zostały zbadane; zarzuty nie są ścigane, badane i zawierane; i wszelkie inne nieaktualne informacje, komentarze lub uwagi powinny być wyłączone z akt osobowych pracowników.Jeden z najgorszych przykładów obraźliwego komentarza znalezionego przez menedżera ds. Personalnych w rekordzie personalnym, obejmował notatki z wywiadu dla menedżera ds. Rekrutacji. Jeden z nich stwierdził: "Być może zbyt grubym, aby wchodzić po schodach w razie potrzeby". Wyobraź sobie pracownika, prawnika, a nawet przyszłych pracowników i przełożonych czytających takie komentarze.W innej firmie menedżer znalazł niepotwierdzone notatki, które menedżerowie i inne osoby umieścili w aktach pracownika, takich jak: "Mary jest zła, ponieważ nie dostała podwyżki." Celowo zwolniła swoją pracę, by wyrównać rachunki ze swoim kierownikiem ". Widzisz problem?
- Rekordy personelu muszą zostać starannie przypisane do odpowiednich lokalizacji plików. Określić protokół dla ewidencji personelu firmy na podstawie przepisów prawa stanowego i federalnego, praw pracowniczych, takich jak ustawa o przenośności ubezpieczeń zdrowotnych i odpowiedzialności z 1996 r. (HIPAA) oraz najlepsze praktyki pracodawców.Następnie trzymaj się protokołu. Nie chcesz znaleźć przypadkowych pretekstów do lekarza umieszczonych w aktach osobowych, kiedy należą do dokumentacji medycznej. Czy nie chcesz uzasadnienia i uzasadnienia promocji pracownika w pliku płac.Nie chcesz także zapisów decyzji o zatrudnieniu, które obejmują sprawdzanie tła lub notatki z rozmów z byłymi pracodawcami w aktach osobowych.
- Przełożeni, kierownicy i inni pracownicy, którzy umieszczają dokumentację w dokumentacji personelu, muszą zostać przeszkoleni w zakresie odpowiedniego pisania dokumentacji. Stwierdzenie, że pracownik jest nagany, że pracownik był kompletnym zabójcą, nie wygra twojego rekordu personalnego żadnych nagród, ale niewykwalifikowani przełożeni byli znani z pisania podobnych stwierdzeń.Co więcej, ogranicz dostęp do plików do personelu HR, który jest odpowiedzialny za zapisy i wie, co powinno i nie powinno być umieszczone w aktach osobowych.
- Zrównuj informacje, które umieszczasz w rekordach personelu, aby uwzględnić zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty historii zatrudnienia pracownika. Zbyt często zapisy personelu podkreślają każde negatywne zdarzenie i pomijają pozytywne składniki.
- Rozpoznaj różnicę między osobistymi notatkami przełożonego na temat jego lub jej pracowników zgłaszających a oficjalnymi zapisami pracowników firmy. Noty nadzorcy, które służą do poprawy wydajności, śledzenia projektów i realizacji celów, a także do rzetelnego określania podwyżek i planów rozwoju wydajności, należą na przykład do prywatnego pliku nadzoru, a nie do oficjalnych zapisów personelu firmy.Rozpoznaj także potrzebę szkolenia superwizorów w zakresie robienia notatek i utrzymywania dokumentacji w zarządzaniu. Te same kryteria faktów, a nie opinie i konkretne przykłady, a nie pogłoski, dotyczą prywatnych notatek.Prywatne notatki przełożonego mogą zostać wezwane do sądu w postępowaniu sądowym, więc zaleca się zachowanie ostrożności nawet w przypadku prywatnych notatek. Nie zaleca się stosowania praktyk w organach nadzorczych przechowujących kopie zapisów znajdujących się w oficjalnym pliku personelu w pliku zarządzania.
- Dokumentacja i notatki z rozmowy kwalifikacyjnej przedstawiają pewien problem. Najlepszą praktyką jest utrzymanie oddzielnego pliku dla każdej wypełnianej pozycji, która obejmuje całą dokumentację związaną z wypełnianiem tej pozycji od momentu wysłania ogłoszenia do kontroli referencyjnej. Życiorysy wnioskodawców, listy motywacyjne i wnioski należą do tego pliku, z tą różnicą, że należy przenieść aplikację pracownika najemnego do akt osobowych pracowników.Ten plik zawiera oficjalne listy kontrolne i formularze, które dążą do obiektywnej reprezentacji kwalifikacji potencjalnego pracownika i wspierają decyzję o zatrudnieniu najbardziej wykwalifikowanego kandydata. Opinie i notatki menedżera ds. Zatrudnienia, które zostały podjęte podczas procesu rekrutacji, nie należą do tego pliku. Dział zasobów ludzkich może zbierać te notatki, aby zachować pełną dokumentację dotyczącą decyzji o zatrudnieniu, ale nie należy do dokumentacji personelu.
- Dokumentacja faktograficzna dotycząca decyzji o zatrudnieniu takie jak awans, przeniesienie na boczną okazję i podwyżki płac znajdują się w dokumentacji personelu. Opinie kierownika lub HR na temat pracownika nie są. Dokumentacja personelu dyscyplinarnego, taka jak pisemne ostrzeżenie, należy również do akt osobowych pracowników.
Konkretne przykłady dokumentacji, które nie powinny znajdować się w dokumentacji personelu
Poniższych informacji nie należy umieszczać w aktach osobowych. Dokumentacja może wymagać osobnego pliku, może być sklasyfikowana jako notatka nadzorcza lub dokumentacja zarządzania lub nie powinna być w ogóle przechowywana przez pracodawcę.
- Każdy Informacja medyczna należy do dokumentacji medycznej.
- Informacje o płacach należy do pliku płac.
- Dokumenty zawierające numery Ubezpieczenia Społecznego pracownika lub informacje o chronionych klasyfikacjach pracownika takie jak wiek, rasa, płeć, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność, stan cywilny, przekonania religijne itd. nigdy nie powinny być przechowywane w aktach osobowych.
- Dokumentacja nadzoru w celu zarządzania pracą pracownika, ustalanie celów, informacji zwrotnych itp. należy składać w folderze prywatnym, nadzorcy lub zarządzanego przez zarząd.
- Materiał do badań w tym skargę dla pracowników, przesłuchania świadków, rozmowy z pracownikami, ustalenia, zalecenia adwokackie i rozwiązanie, a także działania następcze w celu uniknięcia działań odwetowych, powinny znajdować się w pliku dochodzenia, który jest oddzielny od ewidencji personelu.
- Plik formularz I-9 pracownika w pliku I-9 lub lokalizacji, z dala od zapisów personelu.
- Kontrole w tle, w tym historię kryminalną, raporty kredytowe i tak dalej, oraz wyniki testów narkotyków w osobnym pliku że przełożeni, kierownicy i pracownicy nie mogą uzyskać dostępu. SHRM zaleca ten osobny plik lub zaleca, aby te informacje można było również umieścić w pliku medycznym pracownika.
- Rekordy pracowników o równych szansach takie jak formularze samoidentyfikacji i raporty rządowe nie powinny być przechowywane w aktach osobowych ani w żadnym miejscu, gdzie inspektor ma dostęp.
Postępując zgodnie z tymi wytycznymi, organizacja skutecznie zapisuje faktyczne, możliwe do poparcia zapisy dotyczące historii zatrudnienia i personelu w odpowiednich lokalizacjach.
Zrzeczenie się:Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest odczytywana przez ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.
10 pytań Pracodawcy nie powinni nigdy pytać w wywiadzie
![10 pytań Pracodawcy nie powinni nigdy pytać w wywiadzie 10 pytań Pracodawcy nie powinni nigdy pytać w wywiadzie](https://i.travelcashinc.com/img//new/human-resources/10-questions-employers-should-never-ask-during-an-interview.jpg)
Pracodawcy powinni unikać zadawania pytań z wywiadu, które są nielegalne lub nie pomagają w podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Zobacz 10 przykładów pytań, których nie należy pytać.
Czego pracodawcy nie powinni wymieniać w ogłoszeniu o pracę
![Czego pracodawcy nie powinni wymieniać w ogłoszeniu o pracę Czego pracodawcy nie powinni wymieniać w ogłoszeniu o pracę](https://i.travelcashinc.com/img//new/job-searching/what-employers-should-not-list-in-a-job-ad.jpg)
Dowiedz się, co nie powinno być wymienione w ogłoszeniu o pracy, jest uważane za dyskryminację, a kiedy pracodawcy mogą prawnie ograniczyć wnioskodawców ubiegających się o pracę.
Czego pracodawcy nie powinni wymieniać w ogłoszeniu o pracę
![Czego pracodawcy nie powinni wymieniać w ogłoszeniu o pracę Czego pracodawcy nie powinni wymieniać w ogłoszeniu o pracę](https://i.travelcashinc.com/img//new/job-searching/what-employers-should-not-list-in-a-job-ad.jpg)
Dowiedz się, co nie powinno być wymienione w ogłoszeniu o pracy, jest uważane za dyskryminację, a kiedy pracodawcy mogą prawnie ograniczyć wnioskodawców ubiegających się o pracę.