Spisu treści:
- Jak działa proces formularza I-9
- Jak wypełnić formularz I-9
- Uzupełnienie sekcji 1 - Informacje o pracownikach i zaświadczenie
- Uzupełnienie części 2: Przegląd i weryfikacja pracodawcy
- Dopuszczalne dokumenty
- Daty wygaśnięcia dokumentów
- Tylko oryginalne dokumenty
- Sekcja 3 Aktualizacja i ponowna weryfikacja
- Przechowywanie kopii dokumentów
- Skąd wziąć formularze I-9
- Obwieszczenie w sprawie zwalczania dyskryminacji na formularzu I-9
Wideo: Jak pobrać pakiet Office 2016 ZA DARMO? - Pełna wersja za FREE [PORADNIK] 2024
Pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników, muszą przestrzegać szeregu praw, w tym przepisów imigracyjnych. Jedna ustawa, Ustawa o reformie imigracyjnej (1986), wymaga od pracodawców sprawdzenia kwalifikowalności pracy wszystkich zatrudnionych pracowników. Pracownik przysięga na ważność informacji, dostarczając dokumenty, a pracodawca potwierdza, przeglądając dokumenty pracownika. Pracodawcy są zobowiązani do zachowania formularza w przypadku kontroli.
Wszyscy nowi pracownicy muszą wypełnić ten formularz, w tym obywatele USA. Każdy nowy pracownik musi dostarczyć odpowiednią dokumentację (1) tożsamości i (2) uprawnienia do zatrudnienia.
Formularz I-9 jest również podstawą do dalszej weryfikacji przez pracodawcę za pomocą systemu E-Verify.
Jak działa proces formularza I-9
Nowy pracownik zaświadcza, że jest legalnie uprawniony do pracy w USA i że dokumenty akceptowane w celu weryfikacji ważności zatrudnienia są ważne. Musisz przejrzeć dokumenty i potwierdzić swoje przekonanie, że są one ważne. Osoba musi przedstawić: (1) dokument potwierdzający tożsamość i uprawnienia, taki jak paszport lub karta stałego pobytu ("zielona"), lub (2) jeden dokument potwierdzający tożsamość (np. Prawo jazdy) i inny dokument określający kwalifikowalność zatrudnienia (karta ubezpieczenia społecznego).
Wszystkie informacje są wyjaśnione w dokumencie I-9.
Jak wypełnić formularz I-9
Przygotuj kopie formularza I-9 przed rozpoczęciem zatrudniania pierwszego pracownika. Upewnij się, że masz najnowszą wersję Form I-9. Obecny formularz, z datą ważności 3/31/2016, musi zostać wykorzystany przez pracodawców do weryfikacji zatrudnienia po 7 maja 2013 r.
Kopie formularza I-9 (format PDF) są dostępne na stronie internetowej USCIS (US Customs and Immigration Services). Formularz można wypełnić online, a następnie wydrukować podpisy.
Formularz I-9 musi być wypełniony w momencie wynajmu, a Ty (pracodawca) musi przechowywać wszystkie formularze I-9 dla wszystkich pracowników. Jeśli formularz jest wypełniony w całości, a zaakceptowałeś dokumenty przedstawione przez pracownika, możesz zwolnić pracownika, jeśli okaże się, że pracownik przedstawił fałszywie jego status kwalifikowalności do pracy lub jeśli formularze przedstawione przez pracownika nie są ważne .
Uzupełnienie sekcji 1 - Informacje o pracownikach i zaświadczenie
Sekcja 1 jest wypełniany przez pracownika. Pracownik musi podać imię i nazwisko, nazwisko panieńskie, adres i datę urodzenia. Pracownik powinien podać numer ubezpieczenia społecznego, ale ten numer jest opcjonalny, chyba że firma korzysta z systemu E-weryfikacji.
Pracownik następnie potwierdza swój status - jeden z poniższych:
- Obywatel Stanów Zjednoczonych
- Obywatel niebędący obywatelem Stanów Zjednoczonych
- Legalny stały mieszkaniec (w tym Alien #)
- Cudzoziemiec upoważniony do pracy (w tym numer Alien lub nr wstępu) do (należy podać datę wygaśnięcia, jeśli dotyczy)
Ktoś może pomóc pracownikowi w wypełnieniu sekcji 1 formularza I-9. The Preparer and / or Translator Certification sekcja powinna zostać uzupełniona przez pomocnika. Pamiętaj, aby wydrukować nazwę i adres pomocnika.
Uzupełnienie części 2: Przegląd i weryfikacja pracodawcy
Sekcja 2jest wypełniany przez pracodawcę. Musisz przejrzeć dokumenty niezbędne do weryfikacji zarówno (a) tożsamości, jak i (b) kwalifikowalności pracy pracownika. Pamiętaj, że dokumenty na Liście A, takie jak paszport w USA, sprawdzają tożsamość BOTH i kwalifikują się do pracy. Dokumenty na liście B potwierdzają tożsamość, a dokumenty na liście C potwierdzają kwalifikowalność pracy. Musisz mieć jeden dokument z KAŻDEJ listy B i Listy C, jeśli nie masz dokumentu z listy A.
Dopuszczalne dokumenty
Lista dopuszczalnych dokumentów znajduje się w formularzu I-9. Więcej informacji o akceptowanych dokumentach, w tym przykładach dokumentów, można znaleźć w podręczniku USCIS dla pracodawców.
Uwaga na temat kart Ubezpieczenia Społecznego: Nie można przyjąć laminowanej karty Ubezpieczenia Społecznego ani karty Ubezpieczenia Społecznego, która stwierdza "nieważna dla celów związanych z zatrudnieniem". Wydruki z Social Security Administration pokazujące informacje dotyczące zabezpieczenia społecznego dla pracownika są niedopuszczalnymi zamiennikami karty Social Security.
Dokumenty przedstawione do weryfikacji muszą odpowiadać statusowi kwalifikacyjnemu potwierdzonemu przez pracownika. Jeśli przedstawione dokumenty nie są zgodne ze statusem potwierdzonym przez pracownika, nie możesz ich przyjąć. Na przykład, jeśli pracownik zaświadcza, że jest obywatelem USAobywatel, ale pokazuje "zieloną kartę", nie możesz zaakceptować dokumentu.
Daty wygaśnięcia dokumentów
Niektóre dokumenty, takie jak paszport lub zezwolenie na pracę, mają daty wygaśnięcia. Dokumenty, które wygasły, nie są akceptowane do weryfikacji. Jeśli dokument wygaśnie w przyszłości, musisz go zaakceptować, ale zanotuj datę wygaśnięcia w systemie przechowywania danych pracownika. Jeśli dokument wygaśnie, a pracownik nie przedstawi nowego dokumentu wskazującego datę jego wygaśnięcia, pracownik ten przestanie być uprawniony do pracy w USA. Jeśli Twoja firma zostanie poddana inspekcji, możesz podlegać karom i karom za dalsze zatrudnianie tej osoby .
Tylko oryginalne dokumenty
Wszystkie przedstawione dokumenty muszą być oryginałami. Kserokopie nie są akceptowane. Jeśli masz pytanie dotyczące tego, czy dokument jest kopią, poszukaj pieczęci lub pieczęci od agencji rządowej USA lub od rządu, powiatu lub gminy.
Jeśli dokument ma inną nazwę od nazwiska podanego przez pracownika na I-9, zadaj pytania. Nieznaczne warianty pisowni nazw są dopuszczalne, o ile dokument wydaje się być autentyczny i odnosi się do osoby.
Po zapoznaniu się z dokumentami i racjonalnym stwierdzeniu, że są one zarówno (a) autentyczne (nie są kopiami lub w inny sposób budzące wątpliwości), jak i (b) odnoszą się do wymienionego pracownika, musisz zaświadczać pod karą krzywoprzysięstwa, że zgodnie z twoją wiedzą pracownik jest uprawniony do pracy w Stanach Zjednoczonych. Podaj datę rozpoczęcia przez pracownika pracy dla Twojej firmy. Podpisać, opatrzyć datą, wydrukować swoje imię i nazwisko oraz tytuł i podać adres firmy.
Sekcja 3 Aktualizacja i ponowna weryfikacja
Sekcja 3 służy do aktualizacji informacji o dokumentach, które wygasły i umożliwia dodanie daty ważności nowego dokumentu do formularza.
Przechowywanie kopii dokumentów
Jeśli Twoja firma korzysta z systemu E-Verify, zachowaj kserokopie wszystkich dokumentów. Jeśli nie używasz E-Verify, nie musisz przechowywać kopii dokumentów. Jeśli zachowujesz kopie, rób to dla WSZYSTKICH pracowników.
Skąd wziąć formularze I-9
Formularze można pobrać z witryny służb celnych i imigracyjnych USA. Możesz również wysłać wiadomość e-mail na adres [email protected].
Obwieszczenie w sprawie zwalczania dyskryminacji na formularzu I-9
Formularz I-9 zawiera zawiadomienie o przeciwdziałaniu dyskryminacji:
Niedozwolone jest dyskryminowanie osób uprawnionych do pracy. Pracodawcy NIE MOGĄ określić, które dokumenty zaakceptują od pracownika. Odmowa wynajęcia osoby fizycznej, ponieważ dokumenty mają przyszłą datę wygaśnięcia, może również stanowić nielegalną dyskryminację.Dodatkowe informacje podatkowe dla pracodawców
Szczegółowe informacje na temat dodatkowego podatku Medicare są dostępne dla pracodawców i osób samozatrudnionych.
Co to jest formularz I9? Informacje dla pracodawców
Informacje o formularzu I9: weryfikacja kwalifikowalności zatrudnienia i sposób funkcjonowania procesu kwalifikowalności pracy.
Formularz IRS 944 - Roczny podatek federalny dla pracodawców
Formularz IRS 944 jest rocznym raportem zgłoszenia dla mniejszych pracodawców, do wykorzystania zamiast Formularza 941 do składania raportów podatkowych.