Spisu treści:
Wideo: PROSZĘ! ZACZNIJ DOKUMENTOWAĆ SWOJE ŻYCIE! 2024
W świecie zasobów ludzkich i zatrudnienia dokumentacja dotycząca wydajności pracownika może wpłynąć na zdolność do dyscyplinowania, rozwiązywania lub sprawiedliwego promowania, nagradzania i uznawania pracowników.
Dokumentacja jest niezbędna dla menedżerów i personelu HR, ponieważ musisz podjąć poważny wysiłek, aby zarejestrować wszystkie wydarzenia z historii zatrudnienia swoich pracowników - zarówno pozytywne, jak i negatywne zdarzenia.
Oto dlaczego menedżerowie i pracownicy HR będą chcieli dokładnie dokumentować wszystkie wydarzenia.
Czemu
- Dokumentacja dostarcza dowodów, że kwestie wydajności zostały omówione z pracownikiem w sposób terminowy i zwięzły.
- Dokumentacja oferuje historię poprawy pracownika lub niepowodzenie w poprawie wydajności w miarę upływu czasu. Jest to chronologiczny i dokładny opis działań pracownika, działań podejmowanych przez kierownika oraz zdarzeń w czasie ich występowania.
- Dokumentacja dostarcza dowodów, które wspierają decyzje kierownictwa o podejmowaniu niekorzystnych działań, takich jak dyscyplina lub wypowiedzenie pracownika.
- Dokumentacja oferuje dowód, że pracownik zasługuje na dostępną promocję lub możliwość w stosunku do innych pracowników, którzy również kwalifikują się.
- Dokumentacja dostarcza dowodów uzasadniających podwyżki, obniżki lub dlaczego pracownik nie otrzymał podwyżki.
- W przypadku pozwu kompletna i szczegółowa dokumentacja chroni interesy pracodawcy. Dokumentacja może wspomagać działania kierownictwa w likwidowaniu nieudanego pracownika. Może również udowodnić, że pracownik został rozwiązany z powodów prawnych, w przeciwieństwie do innych, takich jak nielegalna dyskryminacja.
Co
Menedżerowie muszą dokumentować wyniki pracowników, zarówno pozytywne składki, jak i awarie wydajności. Muszą udokumentować dokładnie to, co pracownik zrobił i powiedział oraz co zrobił i powiedział menedżer w odpowiedzi podczas spotkania lub rozmowy.
Musisz udokumentować wszelkie umowy zawarte podczas rozmowy, ustalone cele, wymagane i oczekiwane usprawnienia oraz ramy czasowe poprawy. Dokumentacja powinna również zawierać zobowiązania, które menedżer robi, aby pomóc pracownikowi.
W jaki sposób
Dokumentacja powinna być napisana podczas lub bezpośrednio po spotkaniu lub rozmowie z pracownikiem. W żadnym momencie nie możesz pominąć zapisywania rozmowy w dniu, w którym faktycznie miało miejsce. Oczekiwanie, aż później wpłynie na jakość dokumentacji, ponieważ opiera się na pamięci.
Jednym z najgorszych błędów popełnianych przez menedżerów jest przekonanie, że w razie potrzeby mogą zrekonstruować historię doradztwa dla pracowników. Żadna osoba HR, która nie ma doświadczenia w przyzwoitej, terminowej dokumentacji, jest zawsze oszukana przez zrekonstruowaną płytę. Menedżerowie, którzy zrekonstruują z pamięci, powodują niepotrzebne i niedopuszczalne ryzyko dla ich firmy, ponieważ wymyślona historia nie wytrzyma potencjalnego procesu.
Potrzebujesz swojej dokumentacji, aby wyglądała profesjonalnie, schludnie i zorganizowana. Napisz dokumentację tak, jakbyś rozmawiał o historii z osobą trzecią. Nigdy nie wiesz, kto może przeczytać twoją dokumentację pewnego dnia, więc upewnij się, że odzwierciedla twój profesjonalizm. (Tył serwetki, koperty lub karteczki nie kwalifikuje się jako profesjonalna dokumentacja.)
Twoja dokumentacja powinna zostać przekazana nowemu kierownikowi pracownika, jeśli pracownik uzyska nową pracę - lub ją wykonasz w swojej organizacji. Dla swojej pamięci i aby poinformować nowego kierownika pracownika, musisz podać imię i nazwisko pracownika, jego imię i nazwisko oraz tytuł i pełną datę każdego dokumentu.
Napisz dokumentację, która jest rzeczowa, uczciwa, prawna, obiektywna, kompletna i spójna. Unikaj opinii (Mike jest niechlujny, Alice jest leniwy, Tom mnie okłamywał), wzywanie osób, redagowanie (John jest palantem, Mark ma problem z podejściem do problemu) i etykietowanie (Mary jest nieodpowiedzialna, George nie jest drużyną gracz.).
Unikaj także prób interpretowania zachowania pracownika. (Marsha nie może lubić tego zadania, Paula wydaje się być nad głową.) Zminimalizuj użycie słów opisowych, takich jak przymiotniki i przysłówki (powoli, niechlujnie, nieszczęśliwie, nastrojowo, niegrzecznie). Określ konkretne zachowanie i działania pracownika, a nie swoją opinię i interpretację.
W dokumentacji potrzebny jest dokładny zapis rozmowy. Trzymaj się faktów i zapisz dokładnie to, co powiedziałeś i co powiedział pracownik. Upewnij się, że twoja dokumentacja jest jednoznaczna i że fakty są proste. (W każdej potencjalnej sytuacji prawnej błędy we wszystkich udokumentowanych zdarzeniach powodują podejrzenie całej dokumentacji).
Na koniec należy udokumentować wszelkie umowy, zobowiązania, terminy, potrzebne ulepszenia, punkty odpraw i inne szczegóły, które mogą wypaść z pamięci. Upewnij się, że ustawiłeś datę i godzinę dla terminów i terminów, aby nie doszło do nieporozumień.
Zapoznaj się z polityką dokumentacyjną działu HR, która wyjaśni, jaka dokumentacja wymaga umieszczenia w aktach osobowych pracownika. Z pewnością należy dołączyć dokumentację działań dyscyplinarnych.
Gdzie
Ponieważ dokumentacja dotycząca pracowników jest poufna i prywatna dla pracownika, należy zadbać o to, aby jakakolwiek dokumentacja pozostała poufna dla menedżera, działu kadr i potencjalnego pracownika następnego pracownika. W związku z tym nie zaleca się umieszczania dokumentacji na współdzielonym dysku komputera. Odręczną dokumentację i wydrukowaną dokumentację menedżera najlepiej przechowywać w zamkniętym magazynie.
Jeśli zastosujesz się do tych wytycznych, kiedy pójdziesz do HR, aby poprosić o pomoc w dyscyplinowaniu, rozwiązaniu lub przeniesieniu pracownika do pracy o lepszym potencjale, HR pomoże ci rozwiązać problem lub poprawić sytuację. Gdy HR każe ci dokumentować, dokumentować, dokumentować lub nie może ci pomóc; będziesz mieć wszystkie swoje podstawy pokryte.
Zrzeczenie się: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez publiczność na całym świecie, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.
Dystrybucja Wydajność vs. Wydajność SEC: z czego należy korzystać?
Łatwe do zrozumienia wyjaśnienie różnicy między wydajnością dystrybucji a zyskiem z emisji SEC. Jakie obliczenia wydajności należy użyć?
Czy upomnienie pracowników poprawia ich wydajność?
Brzmi to wbrew intuicji, ale pracownik upomina się o poprawę wydajności. Oto jak upomnieć pracownika, chroniąc się legalnie.
Jak rozmawiać, więc wydajność pracowników generuje wyniki
Chcesz poprawić wydajność pracowników? Każdego dnia możesz rozmawiać z pracownikami w sposób, który wzmacnia i wspiera ich poprawę wydajności.