Spisu treści:
- Na początku ustaw oczekiwania
- Upewnij się, że zasady dotyczące kart są właściwie zrozumiane
- Bądź zainteresowany wydatkami
- Mieć na miejscu środki ochronne
- Zawsze przeprowadzaj roczny przegląd
- Zwiększ efektywność, wykonując czynności kontrolne
- Oceniaj wartości odstające
- Podziel ryzyko
Wideo: Stonoga o Polakach: robota w korporacji i karta z debetem! CHUJ Z WAMI! 2024
Firma musi robić zakupy lub wykonywać konserwację. Biorąc pod uwagę te wydatki, często warto rozważyć wydanie korporacyjnych kart kredytowych wybranym pracownikom.
Wydanie tych kart pracownikom oznacza, że mogą oni wykonywać określone transakcje w imieniu firmy, a następnie składać wszystkie rachunki do głównego dyrektora finansowego pod koniec każdego miesiąca. Jako firma, zamiast wypłacania zaliczek każdemu pracownikowi, korporacyjne karty kredytowe okazują się najlepszą opcją, ponieważ nie będziesz angażować się w kłopoty z wydawaniem pieniędzy.
Zanim jednak wydasz karty firmowe, musisz wprowadzić środki ostrożności. Bez tego niektórzy pracownicy mogą niewłaściwie wykorzystywać fundusze biznesowe. Ryzyko nieautoryzowanych zakupów wzrasta, gdy korporacyjne karty kredytowe są w ich rękach i nie ma żadnych środków ochronnych. Aby kontrolować to ryzyko, następujące zasady pomogą:
Na początku ustaw oczekiwania
Podczas wydawania kart wskazane jest ustalenie i poinformowanie wszystkich pracowników o tym, czego się od nich oczekuje, jeśli chodzi o użycie karty. Musisz ustanowić politykę jasno opisującą odpowiedzialność posiadacza karty, rodzaj wydatków, na które karty powinny być używane, oraz rodzaj dokumentów, które należy złożyć na każdy wydatek.
Jest to jedna z kluczowych rzeczy, które każda firma powinna wprowadzić, aby ograniczyć sposób, w jaki posiadacz karty korzysta z karty. Bez tego Twoja firma poniesie dodatkowe koszty, które nigdy nie zostały zapisane w budżecie, co w dłuższej perspektywie zwiększa koszty prowadzenia działalności.
Upewnij się, że zasady dotyczące kart są właściwie zrozumiane
Jak wiemy, większość pracowników nie ma kultury czytania. Oznacza to, że jeśli po prostu rozdajesz firmowe karty firmowe za pomocą prawnego drobnego druku zasad bez sprawdzania, jak lub czego oczekuje się w związku z użytkowaniem karty, to nie pomoże, ponieważ wiele z nich może korzystać z karty bez czytania zasady.
Aby uniknąć powyższego scenariusza dobrze jest zorganizować spotkanie z pracownikami i przeprowadzić je przez politykę. Po tym czasie dobrze byłoby, gdyby potwierdzili zrozumienie zasad na piśmie. Oznacza to, że w przypadku, gdy pracownik nie zgadza się z polityką, należy podjąć odpowiednie środki.
Bądź zainteresowany wydatkami
Czasami większość pracowników ma tendencje do naruszania zasad i kończy się wydatkami przekraczającymi kwoty określone w polityce. Mając to na uwadze, dobrze jest zachować dokładne informacje na temat korzystania z firmowych kart kredytowych. Dyrektor finansowy powinien informować przełożonych w każdym dziale, że będą oni odpowiedzialni za nadzorowanie pracowników za pomocą kart w tym dziale.
To w pewien sposób zminimalizuje niewłaściwe użycie kart przez pracowników. Gdy pracownik wie, że ktoś monitoruje wydatki na karty, będzie obawiać się udziału w niedozwolonych zakupach, które nie są określone w polityce.
Mieć na miejscu środki ochronne
Pieniądz jest zasobem gospodarczym, a zatem jest bardzo skąpy. Oznacza to, że gdy pracownik nadużywa swoich przywilejów korzystania z karty, ciężar jest natychmiast przenoszony z nich na firmę. Mając to na uwadze, możesz umieścić limity wydatków na każdej karcie.
Osoby na stanowiskach kierowniczych mogą otrzymać wyższe limity w porównaniu do osób z niższych rang. Środek ten ma na celu zmniejszenie ryzyka wykonywania nieautoryzowanych transakcji. Zestaw limitów wydatków nigdy nie powinien być przekraczany i powinien być określony w polityce. Jeśli jakikolwiek pracownik przekroczy limit, dodatkową kwotę należy odjąć od listy płac plus kary.
Zawsze przeprowadzaj roczny przegląd
Program karty kredytowej firmy musi być sprawdzany rok po roku. Wynika to z faktu, że niektórzy pracownicy przenieśli się z jednego działu do drugiego, a ponieważ każdy departament ma określony limit wydatków, istnieje potrzeba corocznej oceny programu.
Dzięki temu szefowie departamentów mogą wydawać nowe limity wydatków zgodnie z obowiązkami każdego pracownika. Jeśli pracownik pracuje w dziale, które nie potrzebuje już korporacyjnej karty kredytowej, może on zostać usunięty z programu.
Zwiększ efektywność, wykonując czynności kontrolne
Dobrze jest mieć kogoś, kto nie należy do Twojej firmy, ani też posiadacza karty, który może sporządzać streszczenia transakcji w imieniu firmy i przekazywać je pod koniec każdego miesiąca. Głównym celem tej wyznaczonej osoby będzie lista nazwisk pracowników, którzy nie złożyli terminowych wyjaśnień i oświadczeń na temat wykorzystania ich kart.
Jest to łatwy sposób na monitorowanie, którzy pracownicy przestrzegają zasad dotyczących kart kredytowych, a którzy nie. Po pewnym czasie możesz zdecydować się na złamanie bata na tych posiadaczach wieczystych, które zawsze są niezgodne z zasadami, albo zabierając karty tymczasowo, albo nawet na stałe.
Oceniaj wartości odstające
Pamiętaj, że wydana przez pracownika karta firmowa powinna być używana tylko na niektórych przedmiotach przydatnych firmie i nigdy nie powinna być używana przy zakupie rzeczy osobistych, chyba że w nagłym wypadku. W związku z tym istnieje potrzeba monitorowania wszystkich wydatków, które każdy pracownik zużywa na karcie pod koniec każdego miesiąca.
Jeśli co najmniej jeden pracownik korzysta z karty na przedmiotach osobistych, należy przeprowadzić dokładną ocenę w celu ustalenia, czy nastąpiło to w wyniku sytuacji awaryjnej, czy też nie. Jeśli nie był to przypadek nagły, należy podjąć środki dyscyplinarne wobec posiadacza karty.I odwrotnie, jeżeli nastąpiło z powodu sytuacji nadzwyczajnej, poniesione wydatki będą musiały zostać odjęte od wynagrodzenia posiadacza karty bez żadnych działań dyscyplinarnych przeciwko nim.
Podziel ryzyko
Zasady dotyczące kart firmowych powinny zapewniać, że użytkownik pracownika jest osobiście odpowiedzialny za wszystkie salda kart kredytowych na własne ryzyko. Po wprowadzeniu takiej polityki firma będzie musiała zwrócić fundusze tylko indywidualnym posiadaczom kart zgodnie z zatwierdzonymi wydatkami.
To właśnie nazywamy dzieleniem się ryzykiem między firmą a pracownikami. Jest to dobry sposób na radzenie sobie z pracownikami, którzy kupują rzeczy osobiste za pomocą karty, ponieważ otrzymają oni tylko kwotę zgodną z zatwierdzonymi wydatkami.
Najlepsze karty kredytowe dla rodzin do rozważenia
Dowiedz się, jakie karty kredytowe oferują roczne opłaty, a możliwość zdobywania punktów i korzyści. Od Disneya do Universal, porównaj karty, aby uzyskać najlepsze korzyści.
Najlepsze karty kredytowe dla osób, które są złe z pieniędzmi
Oto jedne z najlepszych kart kredytowych dostępnych dla osób potrzebujących dodatkowej pomocy w odnowie złych nawyków finansowych.
Karty debetowe a karty kredytowe w życiu codziennym
Kiedy używasz plastiku, musisz wybrać pomiędzy debetem a kredytem. Podobnie jak wszystkie rzeczy w życiu, decyzja debetowa lub kredytowa wiąże się z kompromisami.