Spisu treści:
- Znaczenie dokumentów źródłowych
- Ważne dane i fakty
- Przechowywanie Twoich dokumentów
- Oryginały kontra kserokopie
Wideo: NYSTV - Real Life X Files w Rob Skiba - Multi Language 2024
Za każdym razem, gdy firma dokonuje transakcji finansowej, generuje pewien rodzaj śladu papierowego. Księgowi nazywają ten papierowy ślad dokumentem źródłowym lub dokumentami. Jeśli mała firma wypisze czek z konta czekowego na materiały biurowe, na przykład potwierdzenie i potwierdzenie przyjęcia materiałów biurowych stają się dokumentami źródłowymi.
Znaczenie dokumentów źródłowych
Dokument źródłowy ma zasadnicze znaczenie dla procesu księgowości i księgowości, ponieważ dostarcza dowodów na wystąpienie transakcji finansowej. Podczas audytu księgowego lub podatkowego dokumenty źródłowe wspierają dzienniki księgowe i księgę główną jako niezaprzeczalną ścieżkę transakcji.
Zachowałbyś dokumenty źródłowe dla swojej firmy, tak jak robisz pokwitowania przedmiotów podlegających odliczeniu od podatku dla twoich podatków osobistych. Jeśli Twoje podatki osobiste są kontrolowane, dokumenty źródłowe stanowią dowód, że dokonałeś tych zakupów. To samo dotyczy Twojej firmy, ale w biznesie przechowujesz oryginalne dokumenty dla każdej transakcji finansowej, a nie tylko charytatywne darowizny.
Ważne dane i fakty
Dokument źródłowy opisuje wszystkie podstawowe fakty transakcji, takie jak kwota transakcji, której dokonano transakcji, cel transakcji i data transakcji.
Typowe dokumenty źródłowe obejmują:
- Anulowane kontrole
- Faktury
- Wpływy kasowe
- Wygenerowane przez komputer pokwitowania
- Nota kredytowa do zwrotu kosztów klienta
- Karty czasu pracownika
- Kwity depozytowe
- Zlecenia kupna
Przechowywanie Twoich dokumentów
Informacja o dokumencie źródłowym powinna być zapisana w odpowiednim dzienniku rachunkowym tak szybko, jak to możliwe po transakcji. Po nagraniu wszystkie dokumenty źródłowe należy złożyć w jakimś systemie, gdzie można je odzyskać, jeśli zajdzie taka potrzeba. W niektórych przypadkach ważne może być zapewnienie łańcucha dostaw, aby móc stwierdzić, że dany dokument źródłowy pozostaje pod Twoją kontrolą.
Oryginały kontra kserokopie
W większości przypadków kserokopie dokumentów źródłowych są prawnie dopuszczalne. Na przykład Internal Revenue Service akceptuje kserokopie pokwitowań od 1997 r., O ile są czytelne, zawierają wszystkie informacje zawarte w oryginale i, w granicach procesu skanowania, przedstawiają te informacje w formacie identycznym z oryginalny.
Pokwitowanie materiałów, które określa zakupione przedmioty i zapłaconą cenę, ale które zostały zeskanowane bez nazwy dostawcy, nie kwalifikuje się. Dokument, który przedstawiłby wszystkie informacje w oryginalnym pokwitowaniu, ale który został ponownie wpisany w formacie Word lub Excel również nie kwalifikuje się.
Standard IRS kompletnych, czytelnych i dokładnych reprodukcji oryginalnych dokumentów jest również wykorzystywany przez wiele firm i agencji rządowych. Inne instytucje dodają jednak te ogólne wymagania.
Na przykład Uniwersytet Waszyngtoński akceptuje, jako substytuty oryginalnego dokumentu, fotokopie skanowane z minimalną gęstością 300 punktów na cal (dpi) i prezentowane w formatach PDF lub TIFF; nie akceptuje fotokopii w formacie JPEG.
Jeśli zamierzasz skanować dokumenty księgowe lub prawne w celu ułatwienia przechowywania, skontaktuj się z odpowiednią instytucją, aby upewnić się, że zaakceptują dokumenty w formacie, który planujesz użyć.
Odliczanie kosztów księgowych i podatkowych dla firmy
Wydatki na księgowość, audyt i podatki, które można odliczyć od zwrotu podatku od działalności gospodarczej; i niektóre, które nie mogą.
Zwięzły przegląd zapisów księgowych
Zapisy księgowe są historią transakcji finansowych firmy i aktualnej pozycji. W tym artykule podsumowano podstawowe dokumenty księgowe.
Jak dokonać korekty wpisów w dziennikach księgowych
Korekty wpisów dokonywane są w kronice rachunkowej na koniec okresu księgowego. Celem jest dostosowanie przychodów i wydatków.