Spisu treści:
- Bądź szefem
- Organizuj komitety
- Terminy
- Informuj kierownictwo
- Skontaktuj się ze swoimi sprzedawcami
- Proaktywne aktualizacje
Trzymanie wielu grup na tej samej stronie jest jednym z największych wyzwań, przed jakimi stają planiści wydarzenia na co dzień. Podczas gdy wszyscy zaangażowani w wydarzenie chcą, aby był on sukcesem, bez określonej ścieżki komunikacji, zawsze będą mieli szansę na detale, które popadną w pęknięcia. Zapobiegając niedopatrzeniom można uniknąć od samego początku, tworząc schemat blokowy informacji. Postępuj zgodnie z poniższymi wytycznymi, aby wszystkie strony pracowały w tym samym kierunku.
Bądź szefem
Większość wydarzeń to wspólny wysiłek kilku różnych działów, ale pod koniec dnia musi być jeden lider, który będzie nadzorował całą produkcję. Każda osoba w zespole powinna skupić się na swojej specjalizacji i zrozumieć znaczenie ich granic. Zidentyfikuj się jako główny planista od samego początku projektu. Wyjaśnij swoim współpracownikom znaczenie przepływu informacji i zilustruj, co się dzieje, gdy protokoły są ignorowane. Ponieważ nikt nie chce być odpowiedzialny za tworzenie problemu, wyjaśnij zasady wewnętrznego dialogu już pierwszego dnia.
Organizuj komitety
Celem jest sparowanie pracowników, których obowiązki będą w jakiś sposób przecinać. Na przykład dział marketingu powinien znajdować się w tej samej komisji, co zespół audiowizualny, aby zapewnić, że wszystkie grafiki i logo są wyświetlane poprawnie. Tworzenie zespołów, które naturalnie muszą ze sobą współpracować, wyeliminuje wiele zbędnych e-maili, które gubią się w tasowaniu. Wybierz jeden kontakt z każdej komisji, aby złożyć Ci sprawozdanie z ostatnich wydarzeń.
Terminy
Delegowanie terminów z dużym wyprzedzeniem obniży poziom stresu dla wszystkich zaangażowanych osób. Możesz wzmocnić wartość swoich terminów, tworząc schemat blokowy, który ilustruje, w jaki sposób prace każdej komisji będą wykorzystywane do połączenia wszystkiego. Pracownicy generalnie lepiej reagują, gdy wiedzą, że inny dział czeka na ich odpowiedź. Udostępnianie tych informacji pozwala zachować przejrzystość procesu i podkreśla odpowiedzialność bez negatywnego działania.
Informuj kierownictwo
Jednym z największych błędów, jakie możesz popełnić, jest praca za kulisami, aż będziesz gotowy przedstawić swoje pomysły kierownictwu. Rzadko, jeśli w ogóle, wejdziesz do ich biura i odejdziesz bez zmiany jakiegoś aspektu swojego wydarzenia. Oszczędź sobie tej frustracji, proaktywnie spotykając się z nimi w regularnych odstępach czasu podczas procesu planowania. Znacznie łatwiej jest wprowadzać zmiany w środku projektu, a nie krążyć na końcu.
Skontaktuj się ze swoimi sprzedawcami
Innym pozornie niewinnym błędem, który może wystąpić, jest wtórna komunikacja z dostawcami. Dzieje się tak, gdy współpracownik podejmuje inicjatywę, aby skontaktować się bezpośrednio ze sprzedawcą, aby udostępnić szczegóły planowania, o których nie wiesz. Rezultat tych pobocznych rozmów może mieć duży wpływ na to, jak wydarzenie się odbędzie. Jedynym sposobem, aby temu zapobiec, jest ograniczenie dostawcy do przyjmowania zamówień od innych pracowników. Może się wydawać, że na początku będzie to ostry ton, ale będziesz spać o wiele łatwiej, wiedząc, że wszystkie informacje przepływają przez ciebie.
Proaktywne aktualizacje
Będąc głównym planistą wydarzenia, musisz udostępnić jak najwięcej informacji. Zachowaj główny dokument planistyczny, który zawiera szczegółowe informacje o wydarzeniu i wysyłaj cotygodniowe aktualizacje do wszystkich członków komisji. Utrzymuj komunikację krótko i na czasie. Chcesz, aby wszyscy przeczytali notatki w cotygodniowych aktualizacjach e-maili, ale jeśli będziesz nieustannie wędrował, szybko stracisz ich uwagę.
Zarządzanie przepływem informacji w swoich wydarzeniach wymaga takich samych procedur, jak komunikacja między służbami. Informuj wszystkich o swoich obowiązkach i dziel się ważnymi aktualizacjami ze wszystkimi zaangażowanymi stronami. Krytyczną różnicą jest to, że jesteś CEO projektu. Twoja rola polega na zarządzaniu wszystkimi szczegółami, które się pojawiają i przetłumaczeniu ich na wspólną wizję spełniającą potrzeby każdego działu. Podstawą sukcesu jest upewnienie się, że wszystkie informacje płyną w tym samym kierunku.
Porady dotyczące zarządzania przepływem gotówki
Gdy nadejdzie trudna chwila, oto kilka wskazówek dotyczących zarządzania przepływem gotówki, które pomogą Twojej małej firmie pokonać burzę.
Wskazówki dotyczące stylu przywództwa: Wskazówki dotyczące skutecznej delegacji
Jako menedżer każdego dnia decydujesz, jaki styl przywództwa najbardziej skutecznie wykonasz swoją pracę i cele. Oto, jak skutecznie przekazać personelowi.
Wskazówki dotyczące stylu przywództwa: Wskazówki dotyczące skutecznej delegacji
Jako menedżer każdego dnia decydujesz, jaki styl przywództwa najbardziej skutecznie wykonasz swoją pracę i cele. Oto, jak skutecznie przekazać personelowi.