Spisu treści:
- 01 Wysyłanie tylko wyraźnych i zwięzłych wiadomości e-mail
- 02 Zawsze używaj znaczącej linii tematycznej
- 03 Unikaj Ekstrawagancko sformatowanych wiadomości e-mail
- 04 Wyślij aktualne odpowiedzi
- 05 Użyj narzędzi odpowiadanie na nieobecności
- 06 Nie płacz wilka flagami o wysokim priorytecie
- 07 Zastanów się, czy "Odpowiedz wszystkim" jest konieczne
- 08 Oddzielne konta firmowe i osobiste konta e-mail
- 09 Użyj profesjonalnych nazw kont e-mail
- 10 Czy e-mail jest najlepszy dla tej odpowiedzi?
- 11 Bądź wrażliwy i dostępny
- 12 Unikaj wysyłania e-mailem ogromnych załączników
- 13 Pomyśl zanim wyślesz ten e-mail
Wideo: Jak zdobyć 500tys followersów, fanów na instagramie? Michał Bajorek 2024
Email stał się tak popularny, że w niektórych przypadkach ludzie używają go częściej niż telefon. Ponieważ słowo pisane może tak łatwo zostać źle zrozumiane, zrozumienie właściwej etykiety e-mailowej jest niezbędne w środowisku biznesowym.
Niestety, wiele osób nie wie, jak korzystać z poczty elektronicznej na swoją korzyść, a korzyści, jakie może przynieść firmie, często są pomijane. Poniższe zasady etykiety dotyczące firmowych e-maili mogą pomóc pracownikom w tworzeniu skutecznych i skutecznych e-maili.
01 Wysyłanie tylko wyraźnych i zwięzłych wiadomości e-mail
Pierwszą zasadą dobrej etykiety e-mail jest unikanie długotrwałych e-maili zawierających nieistotne informacje i nieistotne fakty. Trzymaj się komunikowanego obiektu i używaj jak najmniejszej ilości słów. Jeśli potrzebujesz decyzji, poproś o nią. Jeśli potrzebujesz informacji, poproś o to. Jeśli chcesz, aby ktoś zrobił coś, poproś o to. Nie zmuszaj czytelników do zastanawiania się, dlaczego się z nimi kontaktujesz. Gdy piszesz e-maila, pomyśl o nim jako o dziele literackim. Nie róbcie z tego tajemnicy.
02 Zawsze używaj znaczącej linii tematycznej
Nigdy nie zostawiaj linii tematu wiadomości e-mail pustej. Pusty temat może spowodować, że Twój e-mail zostanie oznaczony jako spam i nigdy nie dotrze do miejsca docelowego. Wiadomości e-mail z pustymi tematami często również są pomijane, szczególnie jeśli docelowy odbiorca zwykle otrzymuje wiele wiadomości e-mail w danym dniu. Zawsze używaj linii tematycznej, która odpowiednio odzwierciedla zawartość Twojego e-maila. Pomoże to odbiorcom bardziej efektywnie sortować wiadomości e-mail i zachęci do szybszej odpowiedzi na e-mail.
03 Unikaj Ekstrawagancko sformatowanych wiadomości e-mail
Wysyłaj e-maile w profesjonalnych formatach. Unikaj kolorowych czcionek i obrazów dla tła. Te akcesoria mogą odciągnąć uwagę czytelnika lub sprawić, że wiadomość będzie trudna do odczytania. Wszelkie dodane obrazy tła mogą powiększać rozmiar pliku wiadomości e-mail. Może to zmusić odbiorców z powolnymi połączeniami, aby czekali cierpliwie długo na pobranie wiadomości. Dodane obrazy tła mogą powiększać rozmiar pliku e-mail. Może to zmusić odbiorców o wolnych połączeniach do oczekiwania na bardzo długi czas pobierania wiadomości.
Jeśli twoja firma nalega, abyś użył konkretnej papeterii e-mailowej do wyświetlania spójnego wyglądu i sposobu działania, skorzystaj z niej. Logo firmy i linia podpisu mogą wyświetlać profesjonalny obraz na wiadomości e-mail.
04 Wyślij aktualne odpowiedzi
Nie zmuszaj ludzi do czekania na aktualne odpowiedzi na ich e-maile. Odpowiadaj szybko, przekazując jasny i zwięzły komunikat. Jeśli potrzebujesz więcej czasu na zbadanie odpowiedzi lub zebranie dodatkowych informacji, powiedz swojemu nadawcy e-mail, kiedy może oczekiwać odpowiedzi.
05 Użyj narzędzi odpowiadanie na nieobecności
Jeśli zamierzasz opuścić biuro i nie możesz odczytać adresu e-mail, skorzystaj z narzędzia do obsługi poczty e-mail, aby automatycznie odpowiedzieć każdemu, kto próbuje się z Tobą skontaktować. Upewnij się, że automatyczna odpowiedź pozwala nadawcom wiedzieć, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi.
06 Nie płacz wilka flagami o wysokim priorytecie
Większość systemów pocztowych umożliwia oznaczenie wiadomości e-mail jako "wysoki priorytet" lub "pośpiech". Nie rób tego jako domyślną flagę e-mail. Użyj go oszczędnie, lub twoi odbiorcy zignorują flagę priorytetu. Kiedy w końcu wyślesz naprawdę ważną wiadomość e-mail, nie uzyska ona uwagi, na którą zasługuje.
07 Zastanów się, czy "Odpowiedz wszystkim" jest konieczne
Nie instynktownie kliknij przycisk "Odpowiedz wszystkim" dla każdego e-maila z wieloma nadawcami lub odbiorcami. Zastanów się nad tematem i zdecyduj, kto musi przeczytać twoją odpowiedź. Nieprzemyślana reakcja na wszystkich szybko przyniesie Ci reputację "spammera biznesowego", a ludzie mogą zacząć ignorować twoje e-maile.
08 Oddzielne konta firmowe i osobiste konta e-mail
O ile nie jest to sytuacja wyjątkowa, nigdy nie używaj firmowego adresu e-mail do osobistej korespondencji. Nawet jeśli prowadzisz własną firmę, dobrym pomysłem jest posiadanie dwóch oddzielnych kont e-mail. Pozwoli to na ustawienie priorytetów wiadomości e-mail i pozostawienie niepowiązanych wiadomości osobistych z sieci firmowej.
09 Użyj profesjonalnych nazw kont e-mail
Użyj własnego nazwiska jako części dowolnego firmowego adresu e-mail. Na przykład [email protected] lub [email protected]. Unikaj pseudonimów, uchwytów, monikerów lub niejasnych odniesień. Na przykład nie używaj [email protected] lub [email protected].
10 Czy e-mail jest najlepszy dla tej odpowiedzi?
Nie używaj poczty e-mail jako jedynego narzędzia komunikacji. Nie wszystkie wiadomości są e-mailem odpowiednie, a czasami krótka rozmowa telefoniczna lub krótka wizyta w biurze mogą być skuteczniejszym sposobem przekazania wiadomości. Spotkanie lub rozmowa przez telefon może wprowadzić element ludzki do interakcji, a to może mieć znaczenie, gdy próbujesz coś wyjaśnić lub chcesz przekonać kogoś do podjęcia działania.
11 Bądź wrażliwy i dostępny
Nigdy nie używaj e-maili, aby rozwiązać związek lub umowę. W profesjonalnej korespondencji biznesowej zawsze dołączaj linię podpisu, która zapewnia alternatywne sposoby kontaktu z Tobą. Na przykład możesz podać swoje biuro, numer faksu i telefonu komórkowego oraz adres biura.
12 Unikaj wysyłania e-mailem ogromnych załączników
Nigdy nie wiesz, jak i gdzie twój odbiorca będzie uzyskiwał dostęp do ich wiadomości e-mail. Urządzenia mobilne mogą rozpocząć pobieranie pliku, zanim poproszą użytkownika o potwierdzenie pobrania. Może to zająć dużo czasu i zużywać przepustowość, za którą odbiorca musi zapłacić. Zachowaj łączny rozmiar załączników poniżej 50 MB.
Jeśli musisz wysłać duży plik, najpierw skontaktuj się z odbiorcą i zapytaj, w jaki sposób chciałby otrzymać plik. Korzystasz również z usługi przesyłania plików, aby wysłać plik.
13 Pomyśl zanim wyślesz ten e-mail
Na koniec poświęć chwilę i zastanów się, co napisałeś, zanim naciśniesz przycisk "wyślij". Czy to coś, czego nie powinno się wysyłać w e-mailu? Czy ma on charakter osobisty i nie jest odpowiedni do korzystania z systemu pocztowego firmy? Czy napisałeś e-maila, gdy byłeś zły i zawierałeś fragmenty, które później możesz pożałować? Jeśli tak, naciśnij przycisk "usuń".
Jak chronić swoje straty biznesowe za pomocą Incorporating
Nowe firmy często ponoszą kilka lat strat zanim staną się opłacalne, a IRS może nie dopuścić do strat, jeśli złożysz Harmonogram C.
Jak wybrać menu na biznesowe spotkania biznesowe
Planiści wydarzeń mają szeroki wachlarz opcji do wyboru, ponieważ przygotowują obiady dla różnych rodzajów wydarzeń i klientów.
Aktywa biznesowe i podatki biznesowe
Oto przegląd aktywów biznesowych, w tym zysków kapitałowych ze sprzedaży aktywów i wyceny aktywów oraz ich wpływu na podatki.