Przedmioty, które musisz mieć na swojej liście kontrolnej planowania wydarzenia

Każdy planista wydarzeń wart swojej soli wie, że lista kontrolna planowania zdarzeń jest prawdopodobnie najcenniejszym narzędziem do planowania udanego wydarzenia. Jest to jedyne narzędzie do planowania zdarzeń, które daje Ci poczucie spokoju, gdy budzisz się w środku nocy w panicznym pocie przekonanym, że zapomniałeś o ważnym szczególe w planowaniu kolejnego wydarzenia. Dzięki obszernej liście kontrolnej planowania wydarzeń u boku możesz z ufnością podejść do wydarzenia, wiedząc, że niczego nie przeoczyłeś.

Co, jeśli uważasz się za super zorganizowanego i już używasz listy kontrolnej podczas planowania wydarzenia, ale spotkałeś się z sytuacjami, w których zdałeś sobie sprawę (zbyt późno), że nie udało ci się uzyskać kilku ważnych szczegółów. Gdzie popełniłeś błąd?

Każde zdarzenie wymaga listy kontrolnej planowania zdarzeń zaprojektowanej z myślą o konkretnym wydarzeniu i dostosowanej do indywidualnych specyfikacji zdarzeń. Każda lista kontrolna planowania zdarzeń jest inna. Jest jednak pięć rzeczy, które musisz mieć na liście kontrolnej planowania zdarzeń, niezależnie od tego, czy planujesz małą imprezę urodzinową, czy dużą funkcję korporacyjną.

Podpisuj umowy na zawody

To może wydawać się oczywiste, ale upewnij się, że podpisujesz - i otrzymujesz w zamian podpisane kopie - wszystkie kontrakty potrzebne do Twojego wydarzenia. Obejmuje to umowy na imprezy z klientem, miejscem, dostawcami, hotelem, rozrywką itd. Uścisk ręki to dobry sposób na prowadzenie działalności gospodarczej, ale nie jest sposobem na zatrudnienie jakichkolwiek sprzedawców, a nie sposób na zaangażowanie się w pracę dla klienta. . Zdobądź wszystko na piśmie i nie rób żadnej pracy ani nie wydawaj ani grosza na planowanie wydarzenia, dopóki wszystkie dokumenty nie zostaną podpisane i dostarczone.

Jeśli jesteś organizatorem imprez, który potrzebuje umowy na wydarzenie dla twoich usług eventowych, kliknij tutaj.

Potwierdź datę i godzinę

W planach na to wydarzenie jesteś pogrążony w kolanach. Jak ktokolwiek mógł źle odczytać datę? Dostawcy często mają inne interesy. Klienci mogą zgodzić się na datę i godzinę wydarzenia, a następnie po prostu zapomnieć powiadomić Cię o zmianie planów. Zanim zaczniesz planować wydarzenie, sprawdź dokładnie datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia, a następnie zapisz je na piśmie, aby wszyscy znajdowali się na tej samej stronie.

Zatrudnij dodatkową pomoc

Nie lekceważ wartości dodatkowej pomocy w dniu wydarzenia. Zawsze jest coś, co wymaga pielęgnacji, a większość planistów wydarzenia jest już zbyt zajęta prowadzeniem wydarzenia, aby poświęcić uwagę sytuacjom, które się pojawiają. Zatrudnienie dodatkowej pomocy jest ważnym krokiem, który często jest pomijany, dopóki nie jest prawdopodobnie za późno na zatrudnienie najlepszych pracowników do pracy. Nie zadowalaj się resztkami, jeśli chodzi o zatrudnianie pracowników. Umieść ten element na liście kontrolnej zdarzeń i zabezpieczyć najlepiej wyszkolony personel z potrzebnym doświadczeniem, które pasuje do budżetu wydarzenia.

Przeprowadź wizytę w witrynie

Nic nie porównuje do wyobrażania sobie czegoś w umyśle, tak jak doświadczanie go z pierwszej ręki. Przeprowadzenie wizyty na stronie wydarzenia wraz z klientem i dostawcami jest kluczowym krokiem w procesie planowania wydarzeń. Jest to okazja do zadawania pytań, zgłaszania wątpliwości i dojścia do porozumienia w sprawie ustanowienia pokoju, wystroju, umieszczenia rejestracji i ogólnego przepływu wydarzeń. Często, nawet jeśli wydaje nam się, że komunikujemy się jasno, nasza wizja czegoś jest jaskrawym przeciwieństwem tego, co ktoś inny wyobraża sobie w oparciu o nasz opis.

Przejrzyj fizyczną przestrzeń podczas etapów planowania, więc nie ma niespodzianek w dniu zawodów.

Dołącz przypomnienia do śledzenia

W idealnym świecie, powiedzenie komuś raz wystarczy, aby zapewnić wykonanie pracy. Niestety, rzeczywisty świat pracy nie działa w ten sposób, a przynajmniej nie zajmuje się planowaniem wydarzeń. Mając wiele szczegółów do zarządzania i wielu graczy zaangażowanych na różnych etapach imprezy, łatwo można coś zgubić. Tak więc, rozwijając swoją listę kontrolną planowania zdarzeń, aby zapewnić sobie porządek i harmonogram, pamiętaj o dołączeniu przypomnień o pewnych działaniach następczych. Na przykład, jeśli porozmawiałeś z dostawcą o pomysłach z menu, umieść także na liście kontrolnej planowania wydarzenia następujący element, który brzmi: "Uzgodnij z zakładem żywienia w proponowanym menu" i "Zaplanuj degustację z zakładem żywienia". W planowaniu wydarzenia nie jest czymś takim, jak potwierdzanie czegoś zbyt wiele razy.