Spisu treści:
- Określ swój cel wydarzenia i zapotrzebowanie na Planer wydarzeń
- Skorzystaj ze źródeł lokalnych, aby znaleźć wykwalifikowanego organizatora imprez
- Wywiady i dyskusje na temat potrzeb związanych z wydarzeniami z wnioskodawcami
- Zawężanie opcji i dokonywanie wyboru
- Porównywanie budżetu z planerem wydarzeń
- Pozostań przy swoim organizatorze i przygotuj się na ogień i hrabstwo
Wideo: NIKT INNY CIĘ TEGO NIE NAUCZY || Film dokumentalny o Uczelni ASBiRO 2024
Wynajmowanie zewnętrznego planisty lub producenta wydarzeń nie musi być trudnym zadaniem, ale powinieneś upewnić się, że poświęcasz czas na pozyskanie najlepszych planistów wydarzeń i ich dokładne sprawdzenie, zanim zaangażujesz się w jedno wydarzenie firmowe.
Podczas dokonywania wyboru należy uwzględnić zmienne. Obejmują one cel twojego wydarzenia, budżet, z którym pracujesz, powód zatrudniania na zewnątrz i dostępnych kandydatów do pracy, i na szczęście istnieje kilka doskonałych zasobów, z których firmy mogą wybrać najlepszego planistę lub producenta wydarzeń. Pomóż stworzyć wydarzenie firmowe.
Skorzystaj z poniższego przewodnika, który pomoże ci ustalić, czy potrzebujesz planera wydarzeń dla następnego wydarzenia firmowego, a jeśli tak, to jak wybrać najlepszego kandydata do pracy.
Określ swój cel wydarzenia i zapotrzebowanie na Planer wydarzeń
Większość ludzi myśli, że zatrudnienie zewnętrznego organizatora imprez lub zakładu gastronomicznego rozpoczyna się od określenia budżetu wydarzenia, ale prawda jest taka, że ważniejsze jest od początku określenie, dlaczego chcesz zorganizować wydarzenie. Zanim skontaktujesz się z zewnętrznym lub wewnętrznym zasobem, który pomoże Ci zaplanować to wydarzenie, chcesz być w stanie podzielić się ważnymi celami wydarzenia. Odpowiedz na pytania dotyczące tego, kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak, później będzie dużo czasu na wprowadzenie zmian.
Po zdefiniowaniu celów pojawi się kilka jasnych pomysłów na temat tematu i komunikatu, które chcesz przekazać podczas wydarzenia, ale najważniejsze, będziesz chciał określić, jakich działań i usług potrzebujesz do obsługi zasobów zewnętrznych w Twoim imieniu.
Będziesz chciał określić, jaki budżet masz na planisty i czy pomoże on wybrać miejsce, zbudować menu i wydać zalecenia dotyczące opcji jedzenia i napojów, głośników źródłowych i rozrywki, być na miejscu na potrzeby dnia produkcji, i / lub pomóc w stworzeniu ważnych dokumentów komunikacyjnych, takich jak zaproszenia i lista gości. Jeśli sam planujesz swoje wydarzenie i nadal masz niespełnione jakiekolwiek z tych potrzeb, prawdopodobnie będziesz chciał zatrudnić planistę wydarzeń, aby zarządzać tymi zadaniami i obowiązkami.
Skorzystaj ze źródeł lokalnych, aby znaleźć wykwalifikowanego organizatora imprez
Często zdarza się, że ludzie mówią, że to najlepszy sposób, aby zatrudnić planistę na imprezę rocznicową, biznesowe spotkanie biznesowe, weekendowy wypad lub inny rodzaj imprezy, i choć z pewnością pomaga, to prawdopodobnie nie jest to najskuteczniejsze podejście.
Jeśli próbujesz znaleźć najlepszy planer wydarzeń dla swojej sprawy, najlepiej jest zbadać kogoś, kto ma doświadczenie i ma dobrą reputację w społeczności planujących wydarzenia. Word of mouth zapewnia możliwość łatwej sprzedaży dla planisty, który chce znaleźć nowych klientów, ale reputacja peer jest bardzo skuteczna.
Niezależnie od tego, czy jest to impreza towarzyska, czy spotkanie firmowe, ogólnie rzecz biorąc, zasady wynajmowania planisty imprez lub dostawcy żywienia pozostają takie same: chcesz zatrudnić kogoś, kto ma doświadczenie w tworzeniu Twojego rodzaju imprezy.
Rozważ rozdziały grup zawodowych lub sprawdź w krajowym lub lokalnym oddziale Meeting Professionals International, International Special Events Society, National Association of Catering Executives. Ważne jest również sprawdzenie, kto publikuje artykuły w swojej branży.
Jeśli chcesz wiedzieć, kto ma reputację w dostarczaniu usług lub wiedzy specjalistycznej na danym rynku, sprawdź w lokalnym biurze konwencji i odwiedzających, jak wielu planistów wydarzeń jest aktywnymi członkami, a także utrzymują relacje z lokalnymi izbami handlowymi; Innym sposobem na pozyskanie ekspertów jest dotarcie do działu sprzedaży konwencji hotelowych - podzielą się z wami zaufaniem.
Wywiady i dyskusje na temat potrzeb związanych z wydarzeniami z wnioskodawcami
Większość planujących wydarzenia będzie chciała usłyszeć o twoim konkretnym wydarzeniu, ale najpierw przedstawi im krótkie szczegóły i skupi się nieco na ich wiedzy w początkowej rundzie wywiadów, podczas których należy zmniejszyć liczbę kandydatów do trzech najsilniejszych kandydatów.
Następnie należy poprosić każdego organizatora wydarzeń lub ich firmę o udostępnienie informacji na temat ich działalności, doświadczeń z przeszłych wydarzeń i tego, w jaki sposób planują awarie, zwracając baczną uwagę na sposób odpowiedzi wnioskodawcy i wszelkie dalsze pytania, które on lub ona może mieć. dla Twojej firmy, wydarzenia lub jego celów.
Dobrzy planiści przeprowadzą Cię przez dyskusję, aby poznać ogólne cele wydarzenia, harmonogram, budżet, liczbę gości i osobiste preferencje. Dobrzy planiści zadają pytania dotyczące twojej organizacji i dowiadują się o twoich celach i twoim szczególnym wydarzeniu - szukaj tych znaków podczas rozmowy kwalifikacyjnej, aby znaleźć kandydatów, którzy wyróżniają się od reszty.
Chociaż nie zawsze można spotkać się z kimś osobiście w trakcie pierwszej rundy rozmów kwalifikacyjnych, zwłaszcza jeśli program jest poza miastem, może to być kluczowy krok w wyborze odpowiedniego planisty lub producenta na wydarzenie i firmę.
Spotkania twarzą w twarz zapewniają wiedzę wykraczającą poza wiedzę i doświadczenie planisty w ramach jego relacji z zespołem w Twojej firmie, która pomoże w stworzeniu tego wydarzenia - będziesz chciał wybrać kandydata, który nie tylko będzie miał doskonałe wyniki produkowanie imprez wysokiej jakości, ale także takiego, który współpracuje z zespołem.
Zawężanie opcji i dokonywanie wyboru
To nie jest wystarczająco dobre, aby podążać za instynktem, radą przyjaciół, a nawet współpracowników i współpracowników, lub osobiście - to jest twoje wydarzenie i Twoje imię i twoja reputacja będzie z nim powiązana - musisz również sprawdzić referencje kandydatów. Pamiętaj, aby poprosić o nazwiska klientów, z którymi wcześniej pracowali kandydaci, ale także zagłębić się w historię każdego z planistów, aby znaleźć zdarzenia, o których nie wspomniał - możesz dowiedzieć się, że spartaczył kilka zdarzeń z konkretnym klientem, który zrobił spraw, by jego / jej wznowiono.
Po sprawdzeniu, czy kandydat dobrze sobie radzi z firmą, wykazuje się doświadczeniem w tej dziedzinie i dobrze rozumie wydarzenie, które chcesz z nim wyprodukować, nadszedł czas, aby zawęzić wybór do jednego i posłuchać jego pomysły na temat tego wydarzenia. W oparciu o Twoje cele i pomysły, dobry organizator imprez przedstawi Ci plan, który pomoże ci osiągnąć twój temat - jeśli jest to prywatny wieczór i kolacja dla intymnej grupy ludzi, planista powinien przyjść do ciebie z pomysłami obejmującymi wiele szczegóły twojego programu.
W tym momencie planista wydarzeń powinien przedstawić pomysły, które sprawią, że poczujesz się, jakby wziął budżet i podwoił jego wartość. Powinno to być widoczne w sposobie w jaki widzą swoje wydarzenie.
Porównywanie budżetu z planerem wydarzeń
W zależności od celów danego wydarzenia możliwe jest ustalenie ogólnego kosztu różnych elementów programu, które będą się różnić w zależności od rodzaju organizowanego wydarzenia i jego zawartości. Wiele osób, które organizują wydarzenie po raz pierwszy, wpada w pułapkę tego, że chce zaplanować imprezę z szampanem na budżet na piwo, dlatego wiele osób zwróci się o pomoc do swojego organizatora.
Idealny kandydat przyjmie budżet, który mu przedstawisz, i przekształci go w coś magicznego, ale te pomysły przyjdą po cenie i ważne jest, abyś poprosił planistę o ujawnienie wszystkich swoich kosztów i potencjalnych źródeł tego, jak te opłaty zostaną uwzględnione i włączone do budżetu ogólnego - opłaty za planowanie imprez będą się różnić od planisty do planisty lub firmy eventowej do firmy eventowej.
W zależności od charakteru wydarzenia, zostaniesz poproszony o dostarczenie depozytów, dokumentów i umów do planisty wydarzenia oraz miejsc i usług, które oferują. Jest to całkowicie akceptowalny sposób postępowania z biznesem, ale najlepszą radą w tym momencie jest zasięgnięcie profesjonalnej porady i nigdy nie podpisać umowy, która nie została poddana przeglądowi przez twojego radcę prawnego - szczególnie w przypadku osób prywatnych, które mogą nie mieć te same zasoby dużej firmy.
Pozostań przy swoim organizatorze i przygotuj się na ogień i hrabstwo
Większość złych historii związanych z planowaniem wydarzeń jest zazwyczaj wynikiem braku działań następczych. Planowanie wydarzeń wymaga skutecznej koordynacji logistyki i odkładania ich na osobę trzecią może popsuć, jeśli wynajęty przez Ciebie terminarz nie jest w pełni odpowiedzialny za cele i cele Twojej firmy związane z wydarzeniem.
Z tego powodu Ty, jako menedżer ds. Zatrudnienia, musisz ściśle współpracować z planistą lub producentem, aby zapewnić, że każdy element produkcji będzie działał bez żadnego problemu, upewniając się, że miejsca i dostawcy są gotowi na wydarzenie, aby zapewnić, że dokonano płatności sprzedawca przed i po. Nie znaczy to, że większość planistów wydarzeń nie realizuje swoich obiecanych usług; oznacza to po prostu, że należy upewnić się, że logistyka została potwierdzona.
Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, będziesz mieć udane wydarzenie i doskonałe narzędzie do planowania wydarzeń na przyszłość, ale jeśli proces planowania nie przebiega sprawnie dla usług uzgodnionych na piśmie, ważne jest, aby sprawdzić, czy projekt jest dobrze pasuje do planisty.
Chociaż rozsądnie jest być cierpliwym i pracować poprzez logistykę i ewentualne nieporozumienia po drodze, jeśli nie otrzymujesz usług, które chcesz, powinieneś być gotowy na poważne dyskusje. Jeśli musisz, przygotuj się na ostrzelanie złego planisty i skorzystaj z opcji kopii zapasowej przez cały czas.
Wskazówki dotyczące stylu przywództwa: Wskazówki dotyczące skutecznej delegacji
![Wskazówki dotyczące stylu przywództwa: Wskazówki dotyczące skutecznej delegacji Wskazówki dotyczące stylu przywództwa: Wskazówki dotyczące skutecznej delegacji](https://i.travelcashinc.com/img//new/human-resources/delegation-as-a-leadership-style.jpg)
Jako menedżer każdego dnia decydujesz, jaki styl przywództwa najbardziej skutecznie wykonasz swoją pracę i cele. Oto, jak skutecznie przekazać personelowi.
Wskazówki dotyczące stylu przywództwa: Wskazówki dotyczące skutecznej delegacji
![Wskazówki dotyczące stylu przywództwa: Wskazówki dotyczące skutecznej delegacji Wskazówki dotyczące stylu przywództwa: Wskazówki dotyczące skutecznej delegacji](https://i.travelcashinc.com/img//new/human-resources/delegation-as-a-leadership-style.jpg)
Jako menedżer każdego dnia decydujesz, jaki styl przywództwa najbardziej skutecznie wykonasz swoją pracę i cele. Oto, jak skutecznie przekazać personelowi.
Najważniejsze wskazówki dotyczące zatrudniania prywatnego dostawcy na Twoje wydarzenie
![Najważniejsze wskazówki dotyczące zatrudniania prywatnego dostawcy na Twoje wydarzenie Najważniejsze wskazówki dotyczące zatrudniania prywatnego dostawcy na Twoje wydarzenie](https://i.travelcashinc.com/img//new/event-planning/how-to-hire-the-perfect-private-caterer-for-your-event.jpg)
Wielcy planiści wydarzeń są zawsze gotowi zarezerwować idealne miejsce nawet wtedy, gdy wynajmuje się prywatnego dostawcę żywności. Oto, co musisz wiedzieć przed dokonaniem rezerwacji.