Spisu treści:
- Najczęściej występujące problemy z rachunkami głównymi
- Ulepszenia i optymalizacja
- OCR
- Portale dostawców
- Ustanawianie przepływów pracy i procesów
- Outsourcing
Wideo: Długofalowa strategia sprzedaży, jej znaczenie i optymalizacja – wyjaśnia Grzegorz Łapiński 2024
Dla wielu firm dział zobowiązań nie poświęca wiele uwagi, chyba że coś pójdzie nie tak. Jest jednak wiele do zyskania z dobrze zarządzanego działu zobowiązań. Odwrotnie, istnieje wiele problemów, które mogą pochodzić od tego, który jest po prostu utykanie. Dział ten często ma olbrzymi wpływ na przepływy pieniężne w biznesie, a istnieją możliwości, które można uzyskać lub utracić korzystając z umów płatności z dostawcami.
Dobrze zarządzany dział zobowiązań powinien móc korzystać z rabatów ilościowych i rabatów z tytułu wcześniejszej płatności, a także określać najlepszy sposób na utrzymanie jak największej gotówki dostępnej dla firmy na inne wydatki i inwestycje. Departament ten powinien również być w stanie zapewnić, że dostawcy wywiązują się ze swoich zobowiązań w oparciu o umowy i umowy, tak więc jeżeli nie zostaną spełnione normy ilościowe lub jakościowe, problemy zostaną rozwiązane i zostaną podjęte odpowiednie działania naprawcze.
Najczęściej występujące problemy z rachunkami głównymi
Chociaż istnieje wiele możliwości ograniczenia kosztów i uwolnienia gotówki, istnieje również szereg przeszkód, które napotykają firmy, próbując osiągnąć te cele. W raporcie z 2014 r. Dotyczącym optymalizacji rachunków firmy Canon stwierdzono, że przetwarzanie papieru stanowiło jedno z największych problemów dla wielu organizacji, a największym problemem jest czas poświęcony na fakturowanie papieru. Inne główne źródła niepokoju to:
- Zapewnienie, że płatności są dokonywane na czas
- Usprawnienie procesu zatwierdzania faktury
- Uzyskanie najlepszych warunków płatności u dostawców i upewnienie się, że zobowiązania są spełnione po obu stronach
- Radzenie sobie z różnymi systemami księgowymi i fakturowania dostawców
- Rejestrowanie i weryfikowanie bezpieczeństwa danych i transakcji
Wiele wymienionych problemów pogorszyło się lub powstało dzięki poleganiu na fakturowaniu papierowym. Utracona dokumentacja jest częstym problemem w wielu organizacjach, prowadzącym do opóźnionych lub spóźnionych płatności. Ponadto, chociaż wiele firm jest zainteresowanych digitalizacją dokumentów, większość dostawców nadal wysyła faktury papierowe lub wysyła je faksem.
Większość małych firm zajmuje się własnymi dokumentami, a większość z nich jest wykonywana ręcznie. Ponieważ niewielu dostawców przestawiło się na fakturowanie elektroniczne, większość organizacji wydaje ogromne ilości siły roboczej ręcznie wprowadzając dane i tworząc cyfrowe kopie dokumentacji.
Korzystanie z dokumentacji papierowej często spowalnia proces zatwierdzania faktur, ponieważ kopie muszą zostać wykonane i dostarczone odpowiednim członkom kierownictwa w celu ich sprawdzenia. Kiedy dokumentacja nie jest łatwo dostępna lub dostępna w formie cyfrowej, wyzwaniem jest analiza danych i zapewnienie, że najlepsze umowy o płatności są uzyskiwane i że zobowiązania są spełniane. Umowy o rabatach na czas i na wczesną płatność mogą zostać łatwo utracone, jeśli firmy nie będą w stanie dokonywać płatności, gdy będą do tego zobowiązane, więc kwestie związane z papierkową robotą mogą być kosztowne.
Ulepszenia i optymalizacja
Ze względu na to, że wiele kwestii związanych z prawidłowym prowadzeniem księgowości płatnych działów wynika z tych samych przyczyn źródłowych, istnieje również kilka dostosowań, które mogą sprawić organizacje, które zajmą się wieloma problemami w tym samym czasie. Trzy najbardziej skuteczne sposoby, w jakie firmy mogą usprawnić swoje procesy płatne w departamencie, to:
- Użyj rozpoznawania znaków obiektu do digitalizacji dokumentów
- Skorzystaj z portali internetowych dostępnych dla dostawców
- Utwórz przepływy pracy zarządzania
OCR
Podczas gdy wiele firm rutynowo korzysta ze skanerów w celu tworzenia cyfrowych kopii dokumentów, zazwyczaj wymaga to utworzenia obrazu dokumentu zapisanego na komputerze. Oznacza to, że informacje nadal muszą być wprowadzane ręcznie do bazy danych, więc podczas gdy utrata rekordów jest mniejszym problemem, wciąż jest czasochłonna.
Rozpoznawanie znaków obiektu lub OCR obejmuje skanowanie dokumentu i pobieranie z niego danych. Te dane mogą być automatycznie dodawane do bazy danych lub arkusza kalkulacyjnego. Proces OCR pomaga zredukować problem ręcznego wprowadzania danych i pozwala na wprowadzenie informacji zaraz po otrzymaniu dokumentacji. OCR zajmuje mniej więcej tyle samo czasu dla pracownika, co skanowanie dokumentu w celu utworzenia pliku obrazu, i na ogół nie wymaga żadnych dodatkowych kroków. Per Gartner, istnieją organizacje, które są w stanie księgować 80 procent lub więcej swoich faktur bez bezpośredniego zaangażowania pracownika.
Portale dostawców
Usprawnienie procesu wprowadzania faktur i danych do scentralizowanego systemu może umożliwić firmom stworzenie lub skorzystanie z portalu internetowego, który umożliwia firmie i jej dostawcom śledzenie zamówień, przeglądanie faktur i sprawdzanie, kiedy są dokonywane płatności. Udostępnienie tych danych wielu osobom w organizacji może pomóc w zapewnieniu odpowiedniego nadzoru nad działem odpowiedzialnym za zobowiązania i może przyspieszyć czas zatwierdzania faktur. Umożliwienie dostawcom dostępu do portalu umożliwia tym firmom przesyłanie faktur i śledzenie płatności, a także informowanie o wszelkich problemach z dostawami lub kwestiami fakturowania.
Ustanawianie przepływów pracy i procesów
Jednak organizacja decyduje się na zarządzanie swoimi danymi, ważne jest, aby istniał ustalony proces zarządzania kontami i płatnościami. Umożliwia to firmom upewnienie się, że operacje działają i wykrywanie alternatyw, jeśli są uciążliwe lub prowadzą do błędów lub opóźnień.Według Deloitte, te procesy powinny szczegółowo określać, co robi dział płac, kiedy otrzymuje fakturę, jak dane są wprowadzane i udostępniane oraz jaki proces jest potrzebny do zatwierdzenia faktur.
Powinny również istnieć wytyczne dotyczące określania najlepszych sposobów radzenia sobie z płaceniem różnych rodzajów dostawców.
Podczas gdy wielu dostawców oferuje rabaty na płatności w ciągu 30 lub 90 dni, może nie być warte zdyskontowania, jeśli to uniemożliwia przepływy finansowe organizacji. Istotne jest również, że istnieje sposób sprawdzenia, czy zarówno firma, jak i dostawcy spełniają wymagania określone w umowie lub umowie. Ustanowienie przepływów pracy w celu rozwiązania tych problemów może pomóc organizacjom dokonać właściwych wyborów.
Gdy dostawcy nie dostarczają na czas, w wystarczających ilościach lub odpowiednich ilościach zapasów, firmy mogą nie chcieć płacić faktur, dopóki te kwestie nie zostaną rozwiązane. Przepływ pracy może mieć kluczowe znaczenie dla ustalenia, co należy zrobić, gdy pojawią się te problemy. Ponadto płatności należy składać dostawcom na czas, aby zapobiec utracie rabatów lub ponoszenia kar za spóźnione płatności. Każda umowa z dostawcą musi być udokumentowana i zaktualizowana w miarę zmian, a procesy powinny zapewniać odpowiednie zarządzanie każdym kontem.
Tworzenie przepływów pracy może również pomóc firmie:
Outsourcing
Digitalizacja rekordów, wdrażanie OCR i korzystanie z portalu, do którego dostęp mają dostawcy, może nie być czymś niezbędnym dla mniejszych firm, ale organizacje nie powinny zakładać, że koszt uniemożliwi firmie skorzystanie z nich. Chociaż koszty tworzenia i utrzymywania systemów elektronicznych mogą być zaporowe dla wielu małych i średnich organizacji, robienie tego wewnętrznie często nie jest konieczne. Istnieje wiele zewnętrznych dostawców, z którymi organizacje mogą zlecać te zadania outsourcingowi zewnętrznemu.
Organizacje mogą uzyskać outsourcingową pomoc we wszystkich kwestiach - od utworzenia procesu OCR po pomoc w opracowaniu przepływów pracy przy analizie umów z dostawcami.
Podczas gdy organizacje mogą nie być w stanie samodzielnie ponosić kosztów wdrożenia różnych systemów IT, posiadanie ich przez osoby trzecie jest często bardzo opłacalne. Firmy będą musiały porównać koszty korzystania z usług stron zewnętrznych w celu rozwijania tych systemów z potencjalnymi oszczędnościami i wartością uwalniania gotówki, ale outsourcing pozwala firmom korzystać z technologii i systemów, które normalnie byłyby zbyt drogie.
- Upewnij się, że zamówienia zakupu są tworzone dla każdego nowego zamówienia
- Sprawdź, czy faktury odpowiadają otrzymanym produktom i spełniają warunki umów
- Sprawdź zapisy, aby upewnić się, że płatności są dokonywane, że są wykonane na czas i że nie są duplikowane
- Określ najlepszą metodę płatności faktur, np. Za pomocą EFT lub kart kredytowych, aby zmniejszyć opłaty
Nowe prawo CA może zmusić pracowników do korzystania z płatnych korzyści z czasu
Dowiedz się, w jaki sposób Ustawa o zdrowym miejscu pracy, Zdrowe rodziny zawiera zasady zwolnienia z pracy obowiązują pracodawców oraz jak prawo zmusza pracowników do wykorzystania ich naliczonego czasu.
9 wysoko płatnych miejsc pracy dla kierunków ścisłych
Dowiedz się o dziewięciu karierach naukowych, które mają znaczenie. Uzyskaj opisy każdego z nich i porównaj wymagania edukacyjne, prognozy i wynagrodzenia.
Samouczek i porady dotyczące optymalizacji pod kątem wyszukiwarek - SEO dla majsterkowiczów
Optymalizacja pod kątem wyszukiwarek SEO overview i samouczek, aby pomóc Twojej witrynie w rankingu Google i innych wyszukiwarek.