Spisu treści:
- Zaakceptuj tę zmianę
- Proces zarządzania zmianą
- Odbierz żądanie / żądanie zmiany procesu na projekcie
- Przeprowadzić ocenę zmian
- Przygotuj i zaprezentuj zalecenia
- Decyzja
- Zmień narzędzia zarządzania
- Opracowanie formularza wniosku o zmianę projektu
- Zmiany i zarządzanie zakresem projektu
- Prowadzenie Twojego zespołu poprzez proces zmiany
Wideo: Jak zarządzać zmianą w projekcie (webinar) | Altkom Akademia 2024
Kierownicy projektów poświęcają dużo czasu na opracowywanie planów i ustalanie celów zespołu. Sponsorzy, interesariusze i zespoły spędzają wiele czasu, wprowadzając zmiany w zakresie pracy i procesu wdrażania. Posiadanie jasnego, łatwego procesu zarządzania zmianą i stałe spojrzenie na większy obraz, nawet gdy niektóre szczegóły się zmieniają, prowadzi długą drogę do utrzymania projektu w ruchu i pozwala zachować spokój.
Zaakceptuj tę zmianę
Zmiany zachodzą praktycznie w każdym punkcie cyklu życia zarządzania projektami. Uznając, że zmiany są nieuniknione - a nawet często korzystne - części procesu umożliwiają najlepszym kierownikom projektów dostosowanie bardziej elastycznego podejścia do planowania i realizacji. Posiadanie strategii pozwalających skutecznie radzić sobie ze zmianami w momencie ich pojawienia się jest najszybszym sposobem, aby wszyscy mieli oko na nagrodę, nawet w obliczu tego, co może czasem wydawać się ciągłą zmianą kierunku.
Zdefiniowanym, uporządkowanym procesem zarządzania zmianą jest Twój podręcznik do wykonywania; twoja strategia "Biblia". Zdefiniuje dla ciebie, jak najlepiej reagować jako lider na sugestie - nawet żądania - dotyczące zmian w procesie rozwoju. Pomoże Ci nawigować, z wdziękiem iz pewnością, czasami kontrowersyjnymi krajobrazami współpracy w kierunku osiągnięcia ostatecznych celów wszystkich partii.
Proces zarządzania zmianą
Proces zarządzania zmianami wygląda następująco:
- Otrzymuj żądanie / żądanie zmiany procesu w projekcie
- Oceń żądanie / żądanie zmiany z naciskiem na budżet projektu w zakresie:
- materiały
- wszelkie odpowiednie wymagania dotyczące pozwolenia
- człowiek godzin
- czas stracony / zyskał
- Przygotuj i zaprezentuj udziałowcom projektu / zapoznaj się z zaleceniami dotyczącymi postępowania w odniesieniu do wniosku (ów)
- Uzyskaj akceptację decyzji akcjonariusza lub odmowę podjęcia dalszych działań
Spójrzmy na każdy z tych kroków po kolei:
Odbierz żądanie / żądanie zmiany procesu na projekcie
Otrzymasz prośbę o zmianę projektu na setki różnych sposobów: na spotkaniu, przez e-mail, telefon, na korytarzu, gdy wieczorem wybiegasz z biura. Najlepiej, jeśli otrzymasz informację o formularzu wniosku o zmianę, ale powinieneś wiedzieć, że w rzeczywistości wielu ważnych interesariuszy myśli, że ukończenie tego rodzaju papierkowej roboty to zadanie kierownika projektu - aw twojej firmie może być.
Szablon wniosku o zmianę projektu (więcej o tym za minutę) powinien dokładnie i zwięźle uchwycić wszystkie szczegóły wniosku, jednak nieformalnie dotarły one do Ciebie. Gdy poczujesz, że wszystkie szczegóły są dokładnie zapisane, uruchom formularz za inicjatorem, aby sprawdzić, czy wszystkie punkty zostały w pełni uwzględnione.
Pamiętaj, że zmiany mogą również dotyczyć podejmowania ćwiczeń. Nie zawsze zakładaj, że zmiany będą dotyczyć wprowadzania pracy. Proces jest taki sam, niezależnie od tego, czy zwiększasz, czy zmniejszasz zakres projektu.
Przeprowadzić ocenę zmian
Przyjrzyj się szczegółowo prośbie o zmianę. Będziesz oceniać wpływ na:
- Harmonogram
- Dokumentacja
- Prace wykonane do tej pory i nadal pracują
- Budżet
- Miary jakości
- Zakres
- Dostępność zasobów
Na przykład zmianę oprogramowania można oszacować na 5 dni. To nie tylko dodałoby 5 dni do harmonogramu, ponieważ wypchnęłoby to kolejne zadanie i przesunęło je w czasie, w którym kluczowym zasobem jest święto. To zadanie również musi zostać przeniesione, więc ogólnie rzecz biorąc, zmiana ta spowodowałaby dodanie 8 dni do harmonogramu. Kosztowałoby to 5 tys. $, A dodatkowe 8 dni popycha nas na kolejny miesiąc z umową dostawcy, więc trzeba wziąć pod uwagę także koszty. Jakość pozostaje taka sama, ale zmiany zakresu obejmują wprowadzenie nowej zmiany.
Cała odpowiednia dokumentacja musiałaby zostać zaktualizowana, łącznie z planem projektu i podręcznikami szkoleniowymi, które już się rozpoczęły.
Tak więc w ogólnym obrazie prosta 5-dniowa zmiana ma donośne efekty. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie istotne czynniki przed podjęciem decyzji o wdrożeniu, ponieważ posiadanie pełnego obrazu może zmienić wynik.
Przygotuj i zaprezentuj zalecenia
Uzbrojeni w zrozumienie pełnego wpływu żądanej zmiany lub zmian, przedstawili swoje zalecenia dotyczące wykonalności zmiany.
W niektórych przypadkach zmiany nie zostaną wprowadzone, ponieważ postrzegana korzyść będzie mniejsza niż koszt. W innych przypadkach można znaleźć wystarczające korzyści, aby zrekompensować koszty wykonania dodatkowej pracy. Inne przypadki sprawią, że zmiany będą nieuchronne i pozostaną poza twoją kontrolą, niezależnie od negatywnego skutku, wynikającego z problemów regulacyjnych lub zgodności, lub problemów wewnętrznych, takich jak restrukturyzacja organizacyjna.
Decyzja
W przypadku niewielkich zmian, które mieszczą się w limicie autoryzacji, decyzja o zaakceptowaniu lub odrzuceniu zmian spoczywa na Tobie (z odpowiednim wpisem od zespołu). Wszystko większe powinno być zatwierdzone przez sponsora projektu lub projekt. Warunki dotyczące tego, które kategorie są ogólnie określone wyraźnie na początku każdego projektu.
Bez względu na wynik ważne jest, aby wszyscy zaangażowani w proces zostali poinformowani. Wyalienowanie członków zespołu w dowolnym momencie realizacji projektu może kosztować integralność całego projektu, a także ewentualną współpracę w przyszłości.
Zmień narzędzia zarządzania
Opracowano szereg narzędzi do zarządzania zmianami, aby ułatwić i uprościć ten proces. Najważniejsze w każdym przyborniku do zarządzania zmianami powinno być:
- Lista kontrolna lub mapa procesów kierująca zainteresowanymi stronami poprzez odpowiednie kroki w celu zwiększenia zakresu projektu
- Formularz zmiany szablonu (UWAGA: Jeśli Twoje projekty działają w trybie online z zautomatyzowanego przepływu pracy, dobrze jest mieć ten formularz na liście dokumentów)
Opracowanie formularza wniosku o zmianę projektu
Formularz wniosku o zmianę projektu powinien zawierać:
- Nazwisko osoby składającej wniosek o zmianę ("wnioskodawca").
- Unikalny identyfikator, taki jak numer zmiany (możesz dodać to później, ponieważ jest mało prawdopodobne, że ktokolwiek z osób podnoszący prośbę i używając formularza będzie wiedział, co wpisać tutaj).
- Opis proponowanej zmiany z jak największą liczbą szczegółów.
- Kategoria zmiany. Najlepiej, aby zgłaszający mogli wybrać spośród wstępnie przygotowanej części tej sekcji, więc muszą zaznaczyć to pole. Jest to dobre miejsce do odnotowania, czy wniosek o zmianę jest związany z regulacją lub wewnętrzną zgodnością - jeśli jest (naprawdę), można ominąć wiele etapów planowania i oceny i po prostu się z tym uporać.
- "Dlaczego" zmiany. Jakie jest uzasadnienie wdrożenia? Dlaczego żądający tego chce?
- Potencjalny wpływ proponowanej zmiany na różne elementy projektu, w tym czas, koszty, jakość, zakres. Żądający może nie mieć wszystkich szczegółów, więc może wymagać twojej pomocy w wypełnieniu tych pól poprzez etap oceny zmian. W tym miejscu poszukujesz minimalnego wyjaśnienia, czy może on zwiększać, zmniejszać lub zmieniać istniejące parametry projektu.
Formularze zmian powinny zostać zaokrąglone spacją, aby uzyskać szczegółowe informacje do wypełnienia, ponieważ zmiana jest dalej omawiana. Szablon powinien również zawierać miejsce dla:
- Zmień decyzję: Zaakceptuj, Odrzuć lub Odrocz
- Imię i nazwisko osoby podejmującej decyzję (lub grupę) wraz z datą podjęcia decyzji i ewentualnymi dodatkowymi uwagami.
Zmiany i zarządzanie zakresem projektu
Zarządzanie zakresem projektu jest procesem, który filtruje i udoskonala rozróżnienia między tym, co niezbędne do skutecznego wykonania projektu, a tym, co nie. Po otrzymaniu wniosków o zmianę projektu należy zastanowić się, w jaki sposób te zmiany mogą wpłynąć na projekt. Twój proces zarządzania zmianami pomaga zawęzić i zdefiniować w kontekście, dlaczego zmiana jest lub nie jest praktyczna lub konieczna.
Warto wspomnieć o Przewodniku po Zarządzaniu Wiedzą Projektu (PMBOK® Guide) - Zarządzanie zmianami w projekcie Piąta Edycja jest warte wzmianki, ponieważ nie jest tak intuicyjne, jak mogłoby się wydawać. The Przewodnik PMBOK® zawiera doskonałe wytyczne dla początkujących w formie procesu o nazwie "Zakres kontroli" w sekcji Zarządzanie zakresem projektu. Jednak proces zarządzania zmianami w projektach musi być obsługiwany w bardziej zintegrowany sposób, co znajduje odzwierciedlenie w tekście. Przewodnik PMBOK® użytkownicy powinni również odwołać się do procesu "Zintegrowana kontrola zmian", ponieważ wyraźnie określa, w jaki sposób wszystko łączy się w większym krajobrazie.
Aby zostać PMP, ważne jest zrozumienie, w jaki sposób Przewodnik PMBOK® obejmuje zarządzanie zmianą, ponieważ będzie to część twojego egzaminu. Pamiętaj jednak, że proces zarządzania zmianami, którego faktycznie używasz w projektach, musi być zintegrowany, łatwy do naśladowania i praktyczny.
Prowadzenie Twojego zespołu poprzez proces zmiany
Zespół projektowy ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu, dlatego pomaga aktywnie angażować się w zarządzanie zmianami w tym procesie.
5 sposobów, które pomogą Twojemu zespołowi szybko pogodzić się z procesem zarządzania zmianami projektu:
1. Bądź otwarty na zmiany. Poinformuj swój zespół, że oczekiwana jest zmiana w projektach.
2. Bądź otwarty na temat procesu. Omawiany tutaj proces zarządzania zmianami nie przychodzi naturalnie do wszystkich. Większość członków zespołu nie będzie wiedzieć, czego się od nich oczekuje, dopóki nie zostaną powiadomieni. Przygotuj briefing, aby przejść z nimi proces, i niech każdy wie, jaka jest jego rola w jego wykonaniu.
3. Ułóż to łatwo. Zmiana projektu jest często w najlepszym razie kontrolowanym chaosem. Kroki, które podejmujesz, aby pomyślnie nawigować, określają twoją miarę jako menedżera projektu. Twój zespół może znaleźć niepokojące zmiany - zwłaszcza te duże lub cofające decyzje, które od dawna są uważane za rozstrzygnięte, a płotki uważane za długo oczyszczone. Harmonogram jest zły, budżet może być inny, wymagania są z pewnością inne.
Twój zespół oczekuje od Ciebie wskazówek i stabilizacji. Spraw, aby proces był dla nich tak łatwy, jak to tylko możliwe.
4. Bądź tam, aby pomóc. Nowy sposób pracy wymaga czasu, aby z powodzeniem zintegrować. Jeśli wcześniej zarządzałeś zmianami projektu w sposób nieformalny (lub wcale), przejście do formalnego procesu może trochę potrwać, aby stać się "sposobem, w jaki robimy tutaj różne rzeczy". Niech zespół wie, że jesteś tam, aby im pomóc, jeśli będą musieli uruchomić coś obok ciebie.
5. Nie bój się powiedzieć "nie". Nie wszystkie zmiany są sensownymi propozycjami. Pozwól swojemu zespołowi dowiedzieć się, że jeśli czują silną wolę, aby zmiana nie była właściwa dla projektu w tym momencie, to będziecie w stanie utrzymać się przy tej rozmowie z żądającym zmiany.
Brak skutecznego zarządzania zmianami to główny sposób na całkowite wykolejenie projektu, więc uważaj. Uzbrojeni w odpowiednie informacje i procesy, zmiany projektu można rozwiązać w sposób kontrolowany, inteligentny i korzystny dla wszystkich zaangażowanych stron.
Zarządzanie zmianami w miejscu pracy
Zarządzanie zmianami oznacza opanowanie strachu pracowników. Zmiana jest naturalna i dobra, ale reakcja ludzi na zmiany jest nieprzewidywalna. Oto, jak to zrobić delikatnie.
5 sposobów na zarządzanie zmianami i stresem w pracy
Jeśli czujesz się zestresowany z powodu zbyt dużej pracy lub zbyt wielu bezmyślnych zmian, oto pięć rzeczy, które możesz zrobić, aby poradzić sobie ze zmianami i stresem w pracy.
Co to jest Zarządzanie zmianami w pracy?
Zmiana jest stała we współczesnym miejscu pracy. Twoje umiejętności jako pracownika lub menedżera będą oceniane na podstawie tego, jak dobrze radzisz sobie ze zmianami.