Spisu treści:
- Krok 1: Wykreśl wizję swojej konferencji
- Krok 2: Tworzenie biznesplanu
- Krok 3: Porównanie sal i usług
- Krok 4: Rekrutacja i zarządzanie rejestrującymi
- Krok 5: Planowanie danych na miejscu
- Krok 6: Porady dotyczące zarządzania targami
Wideo: Konferencja metodyczna online dla germanistów (Hueber) 2024
Zorganizowanie konferencji od podstaw wymaga ogromnej ilości myśli i gromadzenia danych. Cały proces może potrwać kilka lat, w zależności od wielkości grupy, ale możliwe jest rozpoczęcie udanej konferencji w ciągu jednego roku, jeśli można podejmować szybkie decyzje.
Rzeczywistość planowania konferencji polega na tym, że bez żadnego doświadczenia można stracić wiele czasu przesadnie myśląc o każdym drobnym szczególe, jednocześnie pomijając ważniejsze kwestie. Aby uprościć proces dla początkujących, przedstawiliśmy najważniejsze kroki, a jednocześnie udostępniliśmy linki do naszych szczegółowych instrukcji dotyczących poszczególnych tematów. Rezultatem jest przewodnik planowania konferencji, który pomoże Ci zacząć od stworzenia solidnego szablonu.
Krok 1: Wykreśl wizję swojej konferencji
Każde wydarzenie zaczyna się od wizji, ale musisz zmienić swoją wizję na słowa i liczby, aby mierzyć koszty i podejmować świadome decyzje planistyczne. Po pierwsze, musisz zacząć od podstaw, takich jak kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego.
Przeczytaj więcej: Planowanie wydarzeń 101: Opracowywanie podstawowych szczegółów
Krok 2: Tworzenie biznesplanu
Jeśli twoja konferencja nie jest finansowana przez grant lub organizację, będziesz musiał określić, skąd pochodzą Twoje pieniądze i do czego jest wykorzystywany. Pierwszą część tego równania, przychód, należy obliczyć na wczesnym etapie procesu planowania.
Teraz, aby ustalić cenę na konferencji, musisz mieć pojęcie o tym, co planujesz zaoferować uczestnikom. Twój plan podróży i lista mówców będą czynnikiem sprzedaży dla potencjalnych rejestrujących.
Krok 3: Porównanie sal i usług
Po dokładniejszym ustaleniu, kiedy odbędzie się konferencja i ile osób chcesz wziąć udział, możesz zacząć robić zakupy w odpowiednim miejscu. Należy pamiętać, że wybór miejsca będzie również określał koszty wyżywienia i audiowizualne. Wynika to z faktu, że większość centrów konferencyjnych i hoteli imprezowych wymaga korzystania z własnych usług w przypadku jakichkolwiek wydarzeń na miejscu.
Większość konferencji będzie musiała zapewnić nocleg dla osób podróżujących spoza regionu. Ta konieczność tworzy inny zestaw czynników do uwzględnienia w decyzji o miejscu zdarzenia.
Czytaj więcej:
- Jak oceniać każde miejsce
- 10 wskazówek dotyczących zatrudniania zakładu żywienia
Krok 4: Rekrutacja i zarządzanie rejestrującymi
Nawet najbardziej popularne konferencje muszą skutecznie promować swoje wydarzenie, aby wypełnić wszystkie miejsca w domu. Frekwencja jest najważniejszym czynnikiem decydującym o powodzeniu Twojego wydarzenia. Dobra frekwencja przynosi dochody i możliwości sponsorowania. Im więcej osób zarejestrujesz, tym większe będzie zapotrzebowanie na reklamy i otwory uczestnictwa. Krótko mówiąc, jeśli potrafisz przyciągnąć tłum, wszystko inne będzie łatwiejsze.
Zarządzanie rejestracją staje się trudniejsze, ponieważ wydarzenie rośnie. W tym miejscu system rejestracji online może pomóc w śledzeniu liczby, przetwarzaniu płatności i porządkowaniu danych.
Czytaj więcej:
- Online Registration Solutions Solutions Przejrzyj
- 6 Tanie sposoby na sprzedaż swojej konferencji online
Krok 5: Planowanie danych na miejscu
Wreszcie, po zorganizowaniu i wdrożeniu biznesowych elementów konferencji, możesz zacząć myśleć o szczegółach na miejscu. Obejmuje to sposób, w jaki uczestnicy będą poruszać się po konferencji, ogólny układ każdego pokoju oraz rozkład żywności i napojów. Jest to część planowania konferencji, którą większość osób kojarzy z planowaniem wydarzeń. Najlepszym sposobem na skoordynowanie wszystkich szczegółów jest przejście przez trasę, tak jak Twoi goście. Wyobraź sobie, jak będą myśleć i działać w każdym momencie dnia, aby rozwiązać problemy, zanim się pojawią.
Czytaj więcej:
- Popularne plany pięter w przestrzeni spotkań
- Pomysły na skuteczną tablicę rejestracyjną
- Strategie signage do zarządzania przepływem konferencji
Krok 6: Porady dotyczące zarządzania targami
Konferencje zazwyczaj obejmują tereny wystawowe lub kondygnacje konferencyjne, na których sponsorzy i sprzedawcy wynajmują miejsce do promowania swoich produktów. Może to być bardzo opłacalna okazja dla twojej konferencji, jeśli wszystko dobrze zorganizujesz. Pamiętaj jednak, że obszar wystawienniczy będzie wymagał znacznego zaangażowania czasu i zasobów, więc upewnij się, że jesteś gotowy zarządzać potrzebami wielu dostawców, zanim zdecydujesz się na ten format.
Czytaj więcej:
- Przychody i wydatki w modelu biznesowym Trade Show
Przewodnik krok po kroku dla uzyskania certyfikatu LEED
Certyfikacja LEED może być po prostu tym, co pomoże ci być odpowiedzialnym za środowisko - i udowodnij, że jesteś! Naucz się jak.
Przewodnik krok po kroku dla początkujących do handlu Penny Zapasy
Jeśli jesteś zainteresowany zapasami grosza, ten krok po kroku pomoże Ci zacząć. Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę.
Przewodnik krok po kroku dla CV i pisania listów motywacyjnych
Przewodnik krok po kroku dotyczący pisania zwycięskich CV i listów motywacyjnych, w tym wskazówki i techniki pisania, przykładowe szablony i słowa, których należy unikać.