Spisu treści:
- Protokół ze spotkań jako dokument historyczny
- Kiedy i jak udostępniać minuty spotkania
- Jak organizacje biorą udział w spotkaniu z protokołem
- Wymagania dotyczące rejestratora protokołów posiedzeń
Wideo: „500+ to niemoralny program” - wywiad z Dariuszem Szczotkowskim 2024
Protokół ze spotkania to pisemna lub nagrana dokumentacja, która służy informowaniu uczestników i osób pozamiejskich o tym, co zostało omówione lub co wydarzyło się podczas spotkania. Protokoły z posiedzeń lub notatki są zazwyczaj podejmowane przez wyznaczony rejestrator protokołów spotkań w trakcie postępowania, tak aby istniał dokładny zapis tego, co zaszło podczas spotkania.
Minuty zazwyczaj obejmują:
- Nazwiska uczestników
- Artykuły objęte agendą
- Decyzje podejmowane przez uczestników
- Kontynuacja działań podjętych przez uczestników
- Termin zakończenia realizacji zobowiązań
- Wszelkie inne wydarzenia lub dyskusje, które warto udokumentować do przyszłego przeglądu lub historii
Protokół ze spotkań jako dokument historyczny
Jako dokument historyczny, minuty są przydatne do dokumentowania kluczowych pomysłów lub punktów dyskusji, które doprowadziły do podjęcia decyzji. Na przykład efektywny protokół ze spotkania może określać pięć alternatyw, o których dyskutował zespół, oraz główny powód, dla którego wybrano jedną z nich.
Protokół z typowego spotkania biznesowego nie musi rejestrować każdej dyskusji ani podawać szczegółów, kto co powiedział. Oczywiście zasada ta jest odmienna w przypadku innych rodzajów spotkań, takich jak rozprawy sądowe i sytuacje, w których omawiane są działania prawne. Tego typu spotkania wymagają dokładnego zapisu rozmowy i wypowiedzi. Ale jeśli zasoby ludzkie nie omawiają sprawy sądowej, typowe spotkanie w miejscu pracy nie dokumentuje każdej joty.
Kiedy i jak udostępniać minuty spotkania
Najlepiej, aby protokoły z posiedzeń rejestrowane były na urządzeniu elektronicznym, takim jak laptop lub iPad, a także po szybkim przeglądzie pisowni, gramatyki i jasności, rozpowszechnione uczestnikom spotkania elektronicznie na koniec spotkania. W ten sposób uczestnicy mają natychmiastowe powiadomienie o swoich zobowiązaniach i terminach oraz mogą zadawać pytania lub szukać wyjaśnień. Jeśli nie jest to możliwe, ponieważ dyktafon chce przepisać protokół lub sprawdzić, czy nie zawierają błędów, powinien je rozpowszechnić w ciągu 24 godzin od spotkania.
Protokół przypomina również o zobowiązaniach członków zespołu złożonych podczas spotkania i pomaga uczestnikom przenieść te elementy do ich kalendarzy i dziennych list zadań.
Rejestrator powinien zawsze przejrzeć protokoły z poprzedniego spotkania na początku następnego spotkania, aby ludzie mogli sprawdzić je pod kątem dokładności i dalszych kroków.
Jak organizacje biorą udział w spotkaniu z protokołem
Krytyczny dla sukcesu spotkania, minuty dostarczają zarejestrowaną historię spotkania dla uczestników oraz dla pracowników, którzy nie mogli uczestniczyć. Bez pełnych protokołów spotkań szanse na sukces są mniejsze, ponieważ ludzie nie mogą jednocześnie wchłonąć i zatrzymać wielu informacji.
Pracownik, który bierze udział w posiedzeniu, zwykle jest członkiem zespołu i notuje podczas uczestnictwa w spotkaniu. W spotkaniach, które obejmują postępowania prawne lub rządowe lub na posiedzeniach zarządu korporacyjnego, osoba nie biorąca udziału przyjmuje oficjalny protokół i często rejestruje postępowanie.
Aby dokładnie rejestrować kluczowe informacje, rejestrator minut spotkań musi mieć ucho do szczegółów i zdolność do skupienia się. Ten pracownik musi również wykonywać wiele zadań jednocześnie, aby móc uczestniczyć w spotkaniu podczas rejestrowania minut.
W niektórych organizacjach ten sam pracownik bierze minuty na każdym spotkaniu. Lub odpowiedzialność może przejść od pracownika do pracownika. Rola minut zabierających buduje skuteczne umiejętności przywódcze i komunikacyjne i może być pożądaną pracą.
Wymagania dotyczące rejestratora protokołów posiedzeń
Wymagania dla rejestratora obejmują możliwość:
- Dokładnie rejestruj decyzje, zobowiązania i najważniejsze punkty dyskusji na spotkaniu
- Zapisz elementy akcji i terminy, do których zobowiązali się członkowie spotkania (elementy akcji mają przypisane imiona, ale protokół nie określa, kto powiedział co w nieformalnych spotkaniach w miejscu pracy)
- Przegląd najważniejszych decyzji i zadań lub dobrowolnych zobowiązań i działań pod koniec spotkania, aby uczestnicy mogli się z nimi zgodzić przed wyjazdem
- Bądź graczem zespołowym i bądź elastyczny, ponieważ uczestnicy mogą dodawać lub poprawiać wszystko, czego nie zgadzają się w protokole
- Pracuj celowo, aby rozpowszechniać kopie protokołów z posiedzeń w ciągu 24 godzin po spotkaniu
Użyj Łamaczy spotkań Spotkania Spotkań
![Użyj Łamaczy spotkań Spotkania Spotkań Użyj Łamaczy spotkań Spotkania Spotkań](https://i.travelcashinc.com/img//new/human-resources/meet-and-greet-meeting-ice-breakers.jpg)
Jeśli chcesz, aby Twoi uczestnicy sesji mogli się dobrze bawić i spotykać się z lodołamaczem, poznaj to podejście na następnym spotkaniu.
Dowiedz się, dlaczego posiadanie konta w banku biznesowym jest ważne
![Dowiedz się, dlaczego posiadanie konta w banku biznesowym jest ważne Dowiedz się, dlaczego posiadanie konta w banku biznesowym jest ważne](https://i.travelcashinc.com/img//new/business-finance/learn-why-having-a-business-bank-account-is-important-1.jpg)
Powinieneś zawsze rozdzielać bankowość biznesową i finanse osobiste. Oto dlaczego powinieneś mieć konto w banku biznesowym.
Dowiedz się więcej o zintegrowanym marketingu i dlaczego to jest ważne
![Dowiedz się więcej o zintegrowanym marketingu i dlaczego to jest ważne Dowiedz się więcej o zintegrowanym marketingu i dlaczego to jest ważne](https://i.travelcashinc.com/img//new/marketing/learn-about-integrated-marketing-and-why-its-important.jpg)
Dowiedz się, co stanowi marketing zintegrowany, dlaczego jest ważny i jak może zwiększyć wyniki.