Co musisz wiedzieć o strukturach zarządzania projektami

Czy wiesz, czym jest zarządzanie projektem i jak wygląda? Albo co zrobić, jeśli pracujesz w środowisku, w którym nie istnieje? Zacznijmy od definicji.

Zarządzanie projektem: definicja

"Zarządzanie" w terminach zarządzania projektami odnosi się do polityk, procesów, standardów, procedur i wytycznych, które określają, w jaki sposób projekty są prowadzone, zarządzane i kontrolowane przez Twoją organizację.

Zarządzanie może być rozległe i "ciężkie" z dużą biurokracją, lub szkicowe i "lekkie" (w tym przypadku prawdopodobnie jest to nieefektywne). Menedżerowie powinni dążyć do właściwego poziomu zarządzania swoim środowiskiem i kulturą. Upewnienie się, że polityka zarządzania jest odpowiednia do celu, jest kluczowym czynnikiem zapewniającym ich skuteczność.

Zarządzanie zaczyna się od góry. Zarząd spółki powinien angażować się w ideę dobrego zarządzania oraz prawidłowego zarządzania projektami w ramach określonych wytycznych. Taka postawa i standardy, które są oczekiwane, zostaną odfiltrowane przez zespoły projektowe i liderów projektów (oraz zespoły programistów, jeśli takie istnieją).

Dlaczego kwestie związane z zarządzaniem projektem

Twój sponsor projektu i inni kluczowi interesariusze chcą wiedzieć, że wydajesz budżet na projekt we właściwy sposób. Chcą zobaczyć, czy skutecznie monitorujesz postępy swojego projektu i wkracza do zarządzania ryzykiem projektowym w razie potrzeby.

Ale uzasadnienie dobrego zarządzania projektami idzie dalej.

Zarządzanie jest wymagane przez klientów, zwłaszcza tych z sektora publicznego. Rządy i organy nadzoru proszą (iw niektórych przypadkach egzekwują) o określone standardy dla niektórych projektów. Zarządzanie to nie tylko kwestia wewnętrzna: wiele firm działających na rynkach regulowanych będzie musiało postępować zgodnie z wytycznymi zewnętrznymi, takimi jak Sarbanes-Oxley. Zarządzanie projektem stanowi niewielką część możliwości udowodnienia, że ​​Twoja firma działa skutecznie i zgodnie z określonymi wskazówkami i przepisami dla Twojej branży.

Zarządzanie projektem pomaga również:

• Popraw swój zwrot z inwestycji i skutecznie śledź te inwestycje
• Zdobądź buy-in na projekty
• Unikaj typowych przyczyn niepowodzenia projektów
• Komunikuj się bardziej efektywnie
• Wprowadź standaryzację między projektami, ułatwiając porównywanie wydajności
• Zminimalizuj ryzyko
• Rozwijaj i motywuj pracowników w zorganizowanym środowisku

Jak wygląda zarządzanie projektem

Teraz wiemy, czym jest zarządzanie projektem, jak wygląda projekt? Oto rodzaje działań, które demonstrują zarządzanie w środowisku projektu:

• Istnieje zdyscyplinowany cykl życia projektu, który zawiera określone punkty do zatwierdzenia. Są to punkty, w których omawia się kwestię rentowności projektu i podejmuje się decyzję, czy kontynuować pracę, czy nie.
• Projekty mają jasne uzasadnienie biznesowe, a przypadki biznesowe zawierają wystarczającą ilość informacji, aby umożliwić zespołom zarządzającym podejmowanie właściwych decyzji.
• Decyzje te są odpowiednio udokumentowane i zakomunikowane.
• Osoby pracujące nad projektami określiły role i obowiązki.
• Istnieje kultura ciągłego uczenia się, która umożliwia zespołom projektowym ciągłe doskonalenie i omawianie doświadczeń zdobytych w środowisku wolnym od winy.
• Istnieją procesy i procedury, które umożliwiają zespołom projektowym przeglądanie ich projektu i w razie potrzeby żądanie niezależnego wsparcia.
• Zainteresowane strony są zaangażowane i ufają temu procesowi.
• Zespoły projektowe składają się z osób, które mają doświadczenie i kwalifikacje w zakresie odpowiednich ról.

Zarządzanie projektami jest powiązane ze strukturami zarządzania w całej organizacji. Jeśli uważasz, że głównym celem zarządzania projektem jest zapewnienie, że projekty są realizowane we właściwy sposób, możesz zobaczyć, w jaki sposób wiąże się to z zarządzaniem finansami na poziomie korporacyjnym, zarządzaniem ryzykiem korporacyjnym i wieloma innymi.

Zarządzanie projektem powinno bezproblemowo dopasować się do bieżących procesów organizacyjnych. Innymi słowy, nie twórz zupełnie nowego procesu zarządzania finansami, gdy już masz taki, który działa w innych obszarach! Wykorzystaj to, co istnieje i dostosuj procesy korporacyjne, aby były odpowiednie do użycia w środowisku projektu.

5 obszarów zainteresowania zarządzaniem projektem

Kiedy zaczniesz się nad tym zastanawiać, uświadomisz sobie, że zarządzanie projektem jest wszechobecne dzięki wszystkim elementom zarządzania projektami. Istnieją jednak pewne kluczowe obszary, w których zarządzanie jest szczególnie istotne.

1. Metodologie i procesy: Pomagają w zapewnieniu niezawodnej i zrównoważonej pracy.
2. Zarządzanie wiedzą: Jest to kluczowe dla wyciągniętych wniosków i zapewnienia, że ​​organizacja uczy się na podstawie doświadczeń projektowych. Zarządzanie wiedzą jest niezbędne, jeśli chcesz przestać popełniać te same błędy wiele razy.
3. Dojrzałość zarządzania projektem: Wraz ze wzrostem dojrzałości zarządzania projektami w organizacji organizacyjnej poprawi się także zdolność do skutecznego dostarczania.
4. Buy-in na poziomie seniorów: zaangażowanie w zarządzanie projektem zaczyna się od początku. Jeśli masz wsparcie w zarządzaniu, nastąpi to kaskadowo na wszystkich poziomach biznesu, a podejście do zarządzania będzie bardziej zrównoważone.
5. Kultura wspierająca: Kultura wsparcia, a nie wina, zapewni menedżerom projektu odpowiednie środowisko do rozwoju. Kultura wspierająca, kierowana przez Biuro Zarządzania Projektem lub Dyrektora Projektu, pomoże kierownikom projektów osiągnąć ich cele i cele projektu.

Co robić, jeśli nie ma standardu korporacyjnego

Wielu kierowników projektów w mniejszych organizacjach pracuje w środowisku wspierającym i tam, gdzie istnieje pomysł na zarządzanie projektem, ale bez formalnych struktur organizacyjnych, z których można czerpać korzyści.

W tej sytuacji - i nie jest to wyłączne dla małych organizacji - będziesz projektował swój model zarządzania projektem od zera. Jeśli nie ma podejścia do zarządzania projektem, które można zdjąć z półki i dopasować projekt, trzeba będzie zbudować własny.

To nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać!

Zacznij od konfiguracji podstaw:

• Utwórz dokument dotyczący ról i obowiązków
• Upewnij się, że masz sponsora projektu
• Upewnij się, że masz zarząd projektu lub grupę sterującą i organizuj regularne spotkania, na które bierzesz i rozdajesz minuty
• Skonfiguruj proces zarządzania ryzykiem
• Skonfiguruj proces zarządzania zmianą
• Twórz punkty w swoim harmonogramie projektu, w którym sprawdzasz wykonalność projektu w stosunku do pierwotnych celów biznesowych (koniec każdego etapu fazy jest naturalnym punktem, w którym należy przeprowadzić te kontrole).

Ostatecznie to sponsor projektu jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiedniego zarządzania, ale menedżerowie projektów mogą również brać czynny udział w tym procesie.

Zarządzanie może być jednym z bardziej suchych tematów w zarządzaniu projektami, ale jest jednym z najważniejszych. To sposób, w jaki starsze zespoły zarządzające wiedzą, że wykonujesz dobrą robotę i zapewnia ich, że projekt rozwija się tak, jak powinien. Zapewnia również kontrole i równowagę niezbędne dla menedżerów, aby wiedzieć, że pieniądze są wydawane w sposób, który jest odpowiedni i dostosowane do przypadku biznesowego.