Spisu treści:
- 01 Potwierdź cel zdarzenia
- 02 Przejrzyj Przewodnik po specyfikacjach zdarzeń Apex
- 03 Utwórz profil wydarzenia
- 04 Konspekty seminariów i propozycje miejsc.
- 05 Potwierdź i / lub opracuj porządek obrad
- 06 Potwierdź umowę BEO
- 07 Utwórz komunikaty o zdarzeniach i materiały
- 08 Ściśle współpracuj z hostem zdarzeń, aby sfinalizować logistykę
- 09 Konfiguracja zdarzeń
- 10 Wykonanie zdarzenia
Wideo: RODO a analiza ryzyka w MŚP 2024
Seminarium jest prawdopodobnie najczęstszym wydarzeniem, które organizatorzy planują. Większość seminariów zaplanowano na pół dnia lub cały dzień. Dla osób zainteresowanych stworzeniem listy kontrolnej do planowania seminarium, poniżej przedstawiono strukturę wysokiego szczebla do planowania i przeprowadzenia seminarium.
A dla tych, którzy planują konferencję wielodniową lub wielosesyjną, rozważ zastosowanie podobnego podejścia. Jednak lista kontrolna planowania seminarium będzie dłuższa.
01 Potwierdź cel zdarzenia
Przed przeprowadzeniem jakichkolwiek badań dotyczących wyboru miejsca, upewnij się, że znasz podstawowe cele wydarzenia:
- Kto jest publicznością?
- Na czym polega seminarium?
- Gdzie powinien być zlokalizowany?
- Dlaczego ludzie biorą udział?
- Jaki jest program seminarium?
02 Przejrzyj Przewodnik po specyfikacjach zdarzeń Apex
Konwentowa Rada Przemysłu stworzyła szereg narzędzi, które powinny być postrzegane jako doskonałe źródło najlepszych praktyk, które pomogą organizatorom wydarzenia lub planowaniu spotkań śledzić szczegóły dotyczące planowania wydarzeń. Dzięki darmowym narzędziom do pobierania pomoże on dowolnemu narzędziu do planowania zdarzeń, aby utworzyć listę odpowiednich szczegółów. Obejmuje to, ale nie jest ograniczone do:
- Profil wydarzenia (data, godziny, lokalizacja, kontakty itp.)
- Informacje kontaktowe organizatora wydarzenia / hosta
- Dane kontaktowe dostawcy
- Profil uczestnika
- Potrzebna przestrzeń
- Jedzenie i napoje
- Wymagania A / V
- Konfiguracja funkcji / pokoju
03 Utwórz profil wydarzenia
Po zaplanowaniu przez organizatora kilku podstawowych pytań na temat wydarzenia, nadszedł czas na zbadanie możliwych miejsc spotkania. Ważne jest, aby ściśle współpracować z organizatorem wydarzenia / gospodarzem w celu określenia rodzaju miejsca i miejsca, w którym seminarium może być najwygodniejsze zarówno dla organizatora, jak i gościa (lista pomysłów może być nieskończona):
- Lokalny hotel
- Lokalny obiekt konferencyjny
- Prywatna przestrzeń restauracyjna
- Prywatne muzeum klubu / galeria sztuki
04 Konspekty seminariów i propozycje miejsc.
Większość miejsc z przyjemnością przedstawia szacunkowe dane na temat ewentualnego seminarium. Osoba kontaktowa zajmująca się cateringiem lub sprzedażą będzie potrzebować następujących informacji o BEO:
- Możliwa data (y) wydarzenia
- Liczba uczestników
- Styl ustawienia pokoju (klasa, kształt litery U itp.)
- Czas wydarzenia (konto konfiguracji / zerwania)
- Wymagania dotyczące żywności i napojów
- Potrzeby A / V (w tym ekrany, mikrofony itp.)
- Konfiguracja pokoju
Wskazówka: Wynajmij technik A / V, który będzie dedykowany do Twojego wydarzenia z hotelu.
05 Potwierdź i / lub opracuj porządek obrad
Jest bardzo ważne, aby planista wydarzenia ściśle współpracował z organizatorem wydarzenia / gospodarzem, ponieważ porządek wydarzeń często zmienia się od początkowej rozmowy do faktycznego dnia wydarzenia. Planista wydarzeń musi być gotowy, aby dostosować plan i ściśle współpracować z miejscem, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie.
06 Potwierdź umowę BEO
Gdy planista zna docelową liczbę uczestników i wymagania logistyczne dla seminarium, powinien zabezpieczyć przestrzeń i związane z nią wymagania. Większość umów powinna umożliwić planistom zmniejszenie / zwiększenie zapotrzebowania na żywność i napoje do określonej liczby dni przed wydarzeniem. Jednak wiele umów określa, ile pozwoli grupie zmniejszyć ilość, więc dobrze oszacuj.
07 Utwórz komunikaty o zdarzeniach i materiały
Jest to przedmiot, z którym niektórzy planiści mogą być związani, podczas gdy inni nie. Zasadniczo niektórzy planiści spotkań będą odpowiedzialni za każdą z poniższych kwestii:
- Tworzenie zaproszeń na wydarzenia
- Drukowanie agendy i innych materiałów
- Zabezpieczanie prezentów uczestników / loterii
- Tworzenie identyfikatorów
- Oznakowanie i wyświetlacze zdarzeń przewozowych
08 Ściśle współpracuj z hostem zdarzeń, aby sfinalizować logistykę
Przed wydarzeniem jest kilka ważnych kroków, które planista spotkania ukończy przed wydarzeniem. Obejmuje to potwierdzenie następujących czynności:
- Głośniki wydarzeń
- Wymagania A / V zdarzenia
- Licznik uczestników wydarzenia
- Hostuj role i obowiązki
- Materiały na potrzeby eventowe (sprawdź wiele razy)
09 Konfiguracja zdarzeń
Upewnij się, że czas w harmonogramie BEO jest ustawiony na organizację wydarzenia. Zalecamy, aby dotrzeć na około dwie godziny przed wydarzeniem.
Wskazówka: Jeśli seminarium zaplanowane jest na rano, poproś o kontakt z miejscem sprzedaży, aby umożliwić grupie skonfigurowanie się poprzedniej nocy (ale nie zostawiaj niczego wartościowego w miejscu publicznym).
Wszystkie materiały dotyczące wydarzeń, materiały informacyjne, tablice informacyjne, wystawy, prezenty, tablice rejestracyjne, plakietki z nazwiskami itp. Muszą być przygotowane na wydarzenie.
Ostrzeżenie: Głośniki czasami zmieniają slajdy poprzedniego wieczoru i zapewniają nowe prezentacje, które należy dodać do punktu zasilania 10 minut przed wydarzeniem.
10 Wykonanie zdarzenia
Po przygotowaniu nadszedł czas na seminarium. Spodziewaj się następujących rzeczy:
- Niektórzy uczestnicy zawsze będą przychodzić wcześniej.
- Niektórzy uczestnicy zawsze będą spóźniać się.
- Często pojawia się problem techniczny.
Lista kontrolna zarządzania do budowania zaangażowania pracowników
Interesujesz się poradami, które pomogą Ci wprowadzić zmiany w Twojej organizacji w sposób budujący zaangażowanie i wsparcie pracowników? Znalazłeś je.
PAVE: Osobista lista kontrolna minimum dla zarządzania ryzykiem
PAVE jest akronimem używanym przez pilotów jako lista kontrolna minimum osobistego, aby zmniejszyć ryzyko związane z lataniem.
Kwartalna lista kontrolna przeglądu finansowego
Dowiedz się, jak ukończyć kwartalny przegląd finansowy, aby upewnić się, że Twoje zdrowie finansowe jest na dobrej drodze.