Spisu treści:
- Znajdź najlepsze oprogramowanie
- Uprość płace
- Zarządzaj danymi sprzedaży
- Monitoruj należności do otrzymania i otrzymania
- Zachęcaj do korzystania z urządzeń mobilnych
- Synchronizacja z bankami
- Zachowaj otwartą komunikację
- Skorzystaj z raportowania
- Zintegruj wszystkie programy
- Dostosuj środowisko pracy
Wideo: Kultura organizacyjna oczami Prezesa - wywiad z Prezesem Grupy Pracuj Przemysławem Gackiem_cz. 2 2024
Rozwiązania księgowe online wykorzystują środowisko przetwarzania w chmurze do gromadzenia i korelowania informacji potrzebnych firmie do zarządzania jej finansami. Te platformy programowe upraszczają proces księgowania, minimalizują czas poświęcony na wprowadzanie danych i zwiększają wydajność całej platformy. Wielu właścicieli firm i dyrektorów finansowych korzysta z tych korzyści, stosując inteligentne procesy wdrożeniowe, aby stworzyć idealne środowisko do codziennych finansów.
Znajdź najlepsze oprogramowanie
Pierwszym krokiem do stworzenia idealnego środowiska księgowości online jest ustalenie, która platforma oprogramowania ma odpowiednie narzędzia dla firmy. Dyrektorzy finansowi powinni zapoznać się z najbardziej przydatnymi opcjami i opracować listę platform oferujących najlepsze funkcje. Małe firmy różnią się rozmiarem, zakresem i potrzebami, dlatego ważne jest wcześniejsze skonsultowanie się z kierownictwem firmy, aby dokładnie ustalić, jakie narzędzia są potrzebne, aby poradzić sobie z ciągłymi fluktuacjami w ich danych finansowych.
Na tym etapie rozważa się wiele problemów, ale należy ocenić wszystko, od funkcji i korzyści po usługi wsparcia oferowane przez platformę księgową. Wiele firm wymaga wielu dostosowań lub może wymagać oprogramowania do skalowania i oferowania bardziej kompleksowego raportowania w terenie. Potrzeby księgowe na dziś, jak również w przyszłości, powinny zostać przeanalizowane przed podpisaniem na linii przerywanej.
Uprość płace
Płace stają się coraz bardziej skomplikowane, ponieważ małe firmy rozwijają się i przyjmują dodatkowych pracowników. Informacje o śledzeniu czasu muszą być przekazywane do działu płac w celu generowania raportów niezbędnych do zapewnienia pracownikom dokładnej rekompensaty. Narzędzia księgowe online mogą wprowadzać dane wprowadzone do oprogramowania śledzącego i płacowego i tłumaczyć je na format, który można wykorzystać do przygotowania czeków bezpośrednio z programu. Zwiększa to dokładność i zapewnia, że wszyscy pracownicy otrzymują wynagrodzenie na czas, za każdym razem bez konieczności przepracowania działu księgowości przez wiele godzin.
Wiele aplikacji śledzących czas obejmuje również szeroki zakres opcji i korzyści dostępnych dzięki łączności mobilnej. Istnieją programy śledzące czas, które umożliwiają użytkownikom wprowadzanie czasu z pola, za pośrednictwem aplikacji mobilnej, a nawet za pośrednictwem wiadomości tekstowych SMS. Dyrektorzy finansowi mogą konfigurować wiele procesów zatwierdzania dla różnych członków, wspierając ulepszone dane i szczegóły w zgłoszonym czasie śledzonym dla listy płac.
Zarządzaj danymi sprzedaży
Małe firmy radzą sobie ze stałym napływem danych o sprzedaży. Faktury przychodzące i wychodzące, płatności, zamówienia zakupu, realizacja zamówień i informacje o wysyłce zawierają wszystkie ważne dane finansowe, które stanowią dużą część obrazu, jeśli chodzi o przepływy pieniężne. Nieprawidłowe i terminowe śledzenie tych liczb może doprowadzić do zamieszania, które uniemożliwia firmie podejmowanie decyzji dotyczących przyszłego wzrostu.
Oprogramowanie księgowe online zarządza wszystkimi niezbędnymi danymi, dzięki czemu kierownictwo firmy zawsze ma jasny obraz dokładnie, ile pieniędzy jest dostępnych w danym momencie. Zapewniając szybki i dokładny sposób określania statusu poszczególnych zamówień i faktur, platformy te oszczędzają czas na każdym etapie ścieżki sprzedaży. Niektóre rozwiązania programowe oferują opcję automatycznego generowania faktur i wysyłania ich do klientów, aby jeszcze bardziej obciążyć dział sprzedaży.
Monitoruj należności do otrzymania i otrzymania
Możliwe, że firma może wyglądać na zyskowną na papierze, ale walczy lub przegrywa w rzeczywistości. Jest to powszechny problem, z którym borykają się firmy z nieefektywnymi procesami księgowymi, które nie pokazują prawdziwej historii przepływu gotówki. Korzystanie z narzędzia online do śledzenia statusu zarówno zobowiązań, jak i należności, eliminuje zamieszanie i pokazuje, jakie działania należy podjąć, aby poprawić stan finansów przedsiębiorstwa.
Konfigurowanie przypomnień i alertów e-mail przyspiesza proces windykacji należności i przypomina właścicielom firm i kierownictwu o terminie płatności. Ułatwia to tworzenie zrównoważonego harmonogramu płatności, który utrzymuje firmę na czerwonym, a nie burząc jej budżet.
Zachęcaj do korzystania z urządzeń mobilnych
Zdalny dostęp jest dużą częścią tego, co sprawia, że księgowość online jest tak skuteczna. Wszyscy od dyrektora finansowego do mobilnego personelu mogą uzyskać dostęp do oprogramowania i wprowadzić niezbędne dane z dowolnego urządzenia, niezależnie od ich aktualnej lokalizacji. Kiedy wszyscy w firmie dostają się na pokład, rejestrując sprzedaż i wydatki w miarę ich pojawiania się, powinno to znacznie zwiększyć dokładność w całym teście. Pracownicy wykonujący pracę poza biurem nie muszą już czekać, aby powrócić na swoje komputery, aby rejestrować dane transakcji.
Zamiast tego mogą wprowadzić wszystkie liczby za pomocą aplikacji na urządzeniach mobilnych, która integruje się z głównym oprogramowaniem księgowym i dostarcza informacje bezpośrednio do chmury.
Synchronizacja z bankami
Zbyt łatwo zapomnieć o zapisaniu depozytu lub wypłaty w książeczce czekowej i uzyskać nieprzyjemną niespodziankę, gdy nadchodzi miesięczne oświadczenie. Tego problemu można uniknąć, konfigurując oprogramowanie księgowe online do automatycznego otrzymywania danych finansowych w momencie wystąpienia transakcji bankowych. Dokładne kwoty w dolarach są natychmiast rejestrowane i dostępne z poziomu deski rozdzielczej. Metoda ta nie tylko poprawia dokładność, ale także sprawia, że nie trzeba poświęcać czasu co miesiąc na sortowanie wyciągów papierowych, aby zapewnić równowagę książek.
Zachowaj otwartą komunikację
Niezawodne rozwiązanie księgowe online powinno umożliwiać administratorom tworzenie różnych uprawnień do logowania, aby szefowie działów, przełożeni i pracownicy firmy mogli uzyskiwać dostęp do informacji i modyfikować informacje. Narzędzia do monitorowania pozwalają dyrektorom CFO sprawdzić, czy wszystko działa sprawnie i odpowiedzieć na wszelkie pytania, korzystając z opcji współpracy w ramach aplikacji. Zapewnia to swobodny przepływ informacji między wszystkimi stronami zaangażowanymi w decyzje finansowe firmy i usuwa bariery utrudniające wydajną działalność.
W razie zmiany potrzeb firmy, CFO i usługodawca są zawsze łatwo dostępni, aby pomóc w ulepszeniach.
Skorzystaj z raportowania
Tworzenie raportów z danych finansowych bez pomocy oprogramowania to żmudny proces, który wiąże małych pracowników biznesowych, którzy mogą być bardziej produktywni w innych miejscach. Opóźnienie między gromadzeniem danych a kompilowaniem tych ręcznych raportów stwarza ryzyko, że informacje będą mogły być nieaktualne do czasu zakończenia raportu. Internetowe platformy księgowe zawierają narzędzia do raportowania dla kilku najważniejszych wskaźników biznesowych:
- Prognozowana sprzedaż
- Przychody i koszty
- Przepływy pieniężne
- Zysk i strata
Ponieważ wszystkie dane wprowadzone do systemu są natychmiast skorelowane, każdy nowy raport odzwierciedla najnowsze zmiany w finansach firmy. Wieloplatformowa synchronizacja jest jedną z głównych zalet systemów raportowania online, ale nie jest jedyną. Kompleksowe pulpity nawigacyjne mogą gromadzić dane, poprawiać raportowanie i umożliwiać dyrektorom finansowym uzyskiwanie dostępu do kluczowych wskaźników wydajności firmy bez konieczności uruchamiania komputera. Łączność mobilna w aplikacjach do księgowania jest wszechobecna i pozwala użytkownikom nie tylko wyświetlać, ale także edytować, manipulować i analizować wszystkie ważne dane, gdziekolwiek i kiedykolwiek jest to konieczne.
Zintegruj wszystkie programy
Księgowanie online jest najbardziej korzystne w połączeniu z innymi aplikacjami wykorzystywanymi przez firmę do zarządzania operacjami. Połączenie śledzenia czasu, płac, zarządzania zapasami i innego oprogramowania za pomocą bezpiecznej platformy integracyjnej upraszcza przepływ danych i zapewnia, że informacje dostępne za pośrednictwem internetowego programu księgowego są zawsze dokładne.
Podobnie jak w przypadku automatyzacji, integracja ułatwia zwiększenie wydajności i pozwala zaoszczędzić firmie znaczną ilość pieniędzy, zmniejszając czas poświęcany na wyszukiwanie informacji, które wcześniej były rozproszone w różnych działach. Integracja eliminuje również wiele powtarzających się zadań wprowadzania danych, zmniejsza wskaźnik błędów i pozwala firmom optymalizować raporty tak, aby zawierały największą ilość szczegółów.
Ważnym elementem integracji platformy księgowej jest przede wszystkim zrozumienie, jaki jest pożądany rezultat przed dostosowaniem systemów. Wiedząc, jakie są wymagania księgowe, dyrektorzy finansowi mogą dokładniej oceniać przydatność wielu funkcji i zalet różnych programów, aby upewnić się, że rzeczywiście spełniają one potrzeby firmy. Na przykład kalkulacja kosztów pracy wymaga, aby wiele systemów komunikowało się ze sobą na temat systemów płac, śledzenia czasu i systemów księgi głównej. Jeśli kalkulacja kosztów pracy jest głównym założeniem raportowania, to czy aplikacja do śledzenia czasu synchronizuje swoje dane z usługami przetwarzania płac, jest szczególnym i ważnym czynnikiem.
Dostosuj środowisko pracy
Firmy oferujące rozwiązania integracyjne często uwzględniają dostosowanie w ramach swoich usług. Dyrektorzy finansowi mogą to wykorzystać, aby stworzyć centralną platformę, która jest specjalnie dostosowana do potrzeb każdej firmy. Każda firma wymaga określonej konfiguracji w zakresie przepływu pracy, formularzy wprowadzania danych i połączeń między aplikacjami. Sama platforma powinna być łatwa do wykorzystania dla wszystkich, bez konieczności intensywnego szkolenia. Księgowanie online można bezproblemowo zintegrować z tym środowiskiem, dzięki czemu staje się ono regularnym narzędziem do zarządzania przepływem danych.
Pamiętaj, że dostosowania mogą wymagać interwencji wyszkolonych usług IT zgodnie z potrzebą konfiguracji połączenia, zapewnienia odpowiedniej synchronizacji danych i dokładności raportów. Wsparcie to powinno zostać ujęte w budżecie, biorąc pod uwagę koszt wdrożenia nowych rozwiązań księgowych i usług księgowych online, ponieważ będzie on ostatecznie potrzebny nie tylko podczas konfiguracji, ale także w czasie zmian, wzrostu i kiedy zespół księgowy wymaga nowych informacji i sprawozdawczości. Firmy podchodzą do tego w różny sposób.
Małe firmy o ograniczonym budżecie i ułamkowe CFO u sterów księgowych mogą preferować utrzymywanie relacji z jedynym właścicielem, który może być elastyczny i na żądanie w razie potrzeby. O ile nie ma dużych wymagań, fakturowanie za przepracowane godziny bardziej przysłuży się budżetom małych firm niż miesięcznemu ustalającemu. I odwrotnie, większe firmy lub firmy o skomplikowanych potrzebach związanych z rachunkowością mogą więcej skorzystać na utrzymaniu firmy informatycznej na stałe w celu obsługi bieżących potrzeb. W ograniczonych sytuacjach niektóre firmy najlepiej nadają się do posiadania wewnętrznej pomocy technicznej dla personelu.
Zwykle jest to najbardziej odpowiednie rozwiązanie dla firm, które zatrudniają już osobę z branży IT, która może podjąć dodatkowe obowiązki związane z systemami.
Dając dyrektorom finansowym, właścicielom firm i pracownikom wspólne środowisko do śledzenia i zarządzania finansami, księgowość internetowa rozwiązuje wiele problemów związanych z dokładnością i komunikacją, które mogą powodować szkodliwe błędy. Prawidłowe wdrożenie tworzy platformę, która zmienia sposób, w jaki firmy radzą sobie z finansami i oferuje idealne środowisko dla produktywności i wzrostu.
Jak trenerzy finansowi poprawiają Twój program emerytalny
Trenerzy finansowi mogą pomóc ci przejść na emeryturę. Dowiedz się, w jaki sposób trenerzy finansowi różnią się od tradycyjnych doradców finansowych.
Dowiedz się, co robią dyrektorzy sportowi
Dowiedz się, co robią osoby pracujące na stanowiskach dyrektorów sportowych. Poznaj fakty na temat tego stanowiska dzięki temu spojrzeniu na obowiązki, korzyści i wyzwania.
Jak trenerzy finansowi poprawiają Twój program emerytalny
Trenerzy finansowi mogą pomóc ci przejść na emeryturę. Dowiedz się, w jaki sposób trenerzy finansowi różnią się od tradycyjnych doradców finansowych.