Spisu treści:
- Zarys wydatków na planowanie imprez
- Pytania do zapytania Twoich klientów
- Zbuduj podstawowy budżet na wydarzenie
- Opłaty za planowanie wydarzeń
- Przycinanie kosztów wydarzeń
- Kontrolowanie kosztów audio / wideo
- Znalezienie tanich opcji marketingowych online
- Planujesz wielkie wesele na małym budżecie
Wideo: Planowanie projektu: OD PRODUKTÓW DO HARMONOGRAMU 2024
Równoważenie budżetu wydarzenia jest jednym z głównych wyzwań, przed którymi stoją planiści, a źródłem większości problemów związanych z pieniędzmi może być początkowy etap dyskusji. Zawsze najlepiej jest zacząć projektować wydarzenie wokół ilości dostępnych środków finansowych, a nie odwrotnie. Poniższe informacje pomogą ci oszacować koszty i określić obszary, w których możesz je przyciąć.
Zarys wydatków na planowanie imprez
Wydatki mogą pochodzić z szerokiej gamy źródeł, gdy pomyślisz o wszystkich składnikach zaangażowanych w inscenizację funkcji. Najbardziej oczywiste są wydatki na catering i wynajem lokali, ale lista rośnie tylko tam. Rzecz w tym, że nawet jedna kategoria wydatków może mieć fatalny wpływ na wydatki na osobę.
Pytania do zapytania Twoich klientów
Jako organizator wydarzeń, Twoja rola polega na zapewnieniu fachowej pomocy zarówno w zakresie koordynacji, jak i finansowego zarządzania wydarzeniem. Pamiętaj, że Twoi klienci marzą o doskonałości, a to z łatwością może osądzić ich opinię na temat tego, co jest możliwe z punktu widzenia fiskalnego. Czas na wypełnienie luki między ich budżetem a oczekiwaniami jest już na samym początku. Często jest to tak proste, jak zadawanie właściwych pytań i sporządzanie budżetu podczas pierwszego spotkania.
Zbuduj podstawowy budżet na wydarzenie
Gdy masz wizję wydarzenia i szacunkową kwotę, z którą musisz pracować, nadszedł wreszcie czas na strukturę budżetu. Ważnym krokiem jest poinformowanie klientów, że budżety zdarzeń są "roboczymi wersjami roboczymi", które prawdopodobnie ulegną zmianie wraz z pojawieniem się większej liczby szczegółów. Pamiętaj, że bardzo niewielu klientów ma doświadczenie w zakresie kosztów i opłat związanych z fluktuacjami frekwencji, więc najlepiej jest budować w strefie buforowej 10%, aby uniknąć wyczerpania środków.
Opłaty za planowanie wydarzeń
Oczywiście, musisz uwzględnić opłaty planistyczne w budżecie, a to może być drażliwy temat dla niektórych. Planiści wydarzeń mają kilka sposobów pobierania opłat za swoje usługi, od prostych opłat do prowizji za procent. W końcu chodzi o znalezienie medium, z którego obie strony mogą się zgodzić. Upewnij się, że struktura opłat jest udokumentowana w umowie i uwzględnij ją jako wydatek we wszystkich wersjach budżetu.
Przycinanie kosztów wydarzeń
Rzadko będziesz pracować nad wydarzeniem, które ma nieograniczony budżet. Najprawdopodobniej dojdziesz do punktu w procesie planowania, w którym trzeba podejmować decyzje o cięciu kosztów. W tym miejscu doświadczony organizator imprez może naprawdę zabłysnąć, pomagając swoim klientom. Celem jest określenie, które opcje mają największe wrażenie na gościach. Na przykład, czy wydasz mniej na centerpieces, aby zachować deser dla smakoszy? W niektórych przypadkach, planista może przejść przez wydatki i renegocjować lub wyciąć w obszarach, w których goście nigdy nie zauważy.
Kontrolowanie kosztów audio / wideo
Sprzęt oświetleniowy i dźwiękowy ma duży wpływ na prezentację wydarzenia, ale ma również duży wpływ na budżet. Gdy bierzesz pod uwagę inne wydatki na A / V, takie jak projektory, dostęp do Internetu i usługi wideo, nie trzeba długo czekać, aby ta kategoria stała się jedną z największych liczb w twoim budżecie.
Znalezienie tanich opcji marketingowych online
Marketing to kolejny wydatek, który może rosnąć wykładniczo, jeśli od razu nie uzyskasz wyników. Połów jest oczywiście taki, że jeśli nie będziesz skutecznie handlował, nie będzie wystarczającej liczby uczestników, aby wesprzeć koszty wydarzenia. Dlatego warto wykorzystać tyle bezpłatnych lub tanich opcji, aby rozpowszechnić pierwsze informacje o zbliżającej się okazji.
Planujesz wielkie wesele na małym budżecie
Wesela są doskonałym przykładem wydarzeń, w których budżety mogą być kwestionowane przez wydatki. Za każdym ślubem kryje się rodzina prawdziwych ludzi, którzy mają inne zobowiązania finansowe do rozważenia, zanim wydadzą hojnie w swoim wielkim dniu. Większość koordynatorów ślubów to rozumie, ale najlepsi wiedzą, jak zmaksymalizować każdego dolara budżetu ślubnego. Chociaż organizatorzy imprez korporacyjnych pracują w innym środowisku niż planiści ślubów, można się wiele dowiedzieć o tym, jak profesjonaliści zajmujący się ślubem zarządzają swoimi budżetami.
Kompletny przewodnik pieniądza dla par
![Kompletny przewodnik pieniądza dla par Kompletny przewodnik pieniądza dla par](https://i.travelcashinc.com/img//new/budgeting/the-complete-money-guide-for-all-types-of-couples.jpg)
Wszystkie pary, niezamężne, żonate lub rozwiedzione, potrzebują porady finansowej. Ten przewodnik po pieniądzach zawiera zasoby planowania finansowego, aby zaspokoić wszystkie pary.
Kompletny przewodnik dla zarządców nieruchomości
![Kompletny przewodnik dla zarządców nieruchomości Kompletny przewodnik dla zarządców nieruchomości](https://i.travelcashinc.com/img//new/landlords/the-complete-guide-to-property-managers-1.jpg)
Wszystko, co musisz wiedzieć o zarządcach nieruchomości. Postępuj zgodnie z tymi opisami, aby uzyskać dłuższe wyjaśnienia w podanych linkach, aby uzyskać więcej informacji.
Kompletny przewodnik po stołach bankietowych
![Kompletny przewodnik po stołach bankietowych Kompletny przewodnik po stołach bankietowych](https://i.travelcashinc.com/img//new/event-planning/the-complete-guide-to-banquet-tables-1.jpg)
Poznaj różne style stołów bankietowych i dowiedz się, jak może to wpłynąć na Twoje wydarzenie.